Образец заполнения журнала учета печатей и штампов

Как в бухучете бюджетной организации учесть печати и штампы

Образец заполнения журнала учета печатей и штампов

Печать — это предмет, на котором изображены знаки и символы, выполненные специальным способом для того, чтобы можно было ставить оттиски этих изображений на бумаге или других объектах (глине, сургуче и т.п.) с целью придания данным объектам определенного значения и (или) юридической силы.

Штамп — это вид печати, который заменяет рукописную запись и применяется, как правило, при бумажном делопроизводстве. Юридической силы он не имеет, его основное предназначение — облегчить работу и ускорить процесс документооборота.

Приобретение печатей и штампов

Все существующие печати разделяются на три вида: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). В свою очередь печати организаций подразделяются на простые и гербовые .

Изготовление гербовых печатей осуществляется в штемпельно-граверных мастерских по эскизам организаций. При этом следует учитывать, что такая печать должна изготавливаться в одном экземпляре. Дополнительные гербовые печати можно изготовить только с разрешения вышестоящего органа. При этом они должны обозначаться цифрой «2» и последующими .

Структурным подразделениям и филиалам организаций также разрешается изготовление гербовых печатей, если это предусмотрено их уставом, положением или приказом об их образовании. В этом случае в текст печатей вписывается слово «филиал» или наименование структурного подразделения .

Ограничений на изготовление штампов законодательством не установлено. Их заказывают (приобретают) исходя из реальной потребности организации.

В общем случае печати и штампы состоят из двух элементов: оснастки (корпуса) и клише. Причем зачастую в товаросопроводительных документах составляющие части печати (штампа) прописываются отдельными позициями. Рекомендуем объединять их в единый объект учета, так как по отдельности они не используются.

Бухгалтерский учет печатей и штампов законодательством не установлен. В этом случае бюджетная организация вправе определить его самостоятельно и отразить в учетной политике .

Принимая во внимание то, что срок службы печатей и штампов, как правило, составляет более одного года, и их стоимость относительно невелика, предлагаем учитывать данные объекты учета в качестве отдельных предметов в составе оборотных средств (ОП в СОС).

В этом случае в бухучете операции по поступлению в организацию печатей и штампов, приобретенных за счет средств бюджета по безналичному расчету, отражаются следующими записями :

операцийДебетКредит
Получено бюджетное финансирование на изготовление печатей и штампов100140, 142 (230, 232)
Перечислены со счета казначейства денежные средства изготовителю печатей и штампов178100
Оприходованы поступившие печати и штампы с учетом НДС070178
Одновременно отражены расходы по бюджету и увеличен фонд ОП в СОС200, 202260

В бухучете операции по приобретению печатей и штампов за счет внебюджетных средств в общем случае отражаются следующими записями :

операцийДебетКредит
Перечислена изготовителю печатей и штампов оплата с внебюджетного расчетного счета178111
Оприходованы поступившие печати и штампы (без НДС)070178
Отражен предъявленный НДС175178
Принят к вычету НДС173175
Одновременно отражены расходы по внебюджетной деятельности и увеличен фонд ОП в СОС211 (080 и др.)260

Внимание!
Расходы на изготовление печатей и штампов относятся на элемент расходов 1 10 03 05 «Прочие расходные материалы и предметы снабжения» экономической бюджетной классификации .

2. Выдача печатей (штампов) в эксплуатацию

В настоящее время порядок учета, использования и ответственность за хранение печатей и штампов каждая организация устанавливает самостоятельно.

Также организация самостоятельно определяет перечень документов, на которых проставляется оттиск печати.

Эти нормы можно закрепить в Положении о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в организации или ином локальном НПА.

Примечание
См. разъяснение специалиста Минюста И.В.Леус в статье «Проставлять или нет печать в документации».

При выдаче в эксплуатацию печатей и штампов стоимостью до 1 базовой величины (далее — БВ), их следует списать с бухучета. При этом производится запись :

операцийДебетКредит
Выданы в эксплуатацию по ведомости выдачи материалов на нужды учреждения печати и штампы стоимостью до 1 БВ за единицу260070

В дальнейшем учет печатей и штампов ведется бухгалтерией и лицами, которым они выданы, только в количественном выражении в ведомостях оперативного (количественного) учета ф. 412 или в книге складского учета материальных ценностей ф. М-17 .

Также, как правило, учет печатей и штампов ведется лицами, ответственными за их учет и хранение, в учетно-регистрационном журнале. Это может быть, например, журнал учета печатей и штампов. Для некоторых организаций его форма утверждена . В остальных случаях организации вправе определить ее самостоятельно.

Печати и штампы, которые стоят свыше 1 базовой величины, при отпуске их в эксплуатацию не списывают, а относят на субсчет 071 «Предметы в эксплуатации» :

операцийДебетКредит
Переданы в эксплуатацию по накладной (требованию) печати и штампы, которые стоят больше 1 БВ за единицу071070

Аналитический учет по субсчету 071 ведется бухгалтерией в количественном и стоимостном выражении в книге ф. 296 (карточках ф.296а), на вкладных листах ф. 402 к инвентаризационной описи (сличительной ведомости) ф. 401 .

Лица, ответственные за эксплуатацию и сохранность ОП в СОС, обязаны учитывать эти предметы в количественном выражении в книге складского учета материальных ценностей ф. М-17 или ведомости оперативного (количественного) учета ф. 412 .

Источник: https://ilex.by/kak-v-buhuchete-byudzhetnoj-organizatsii-uchest-pechati-i-shtampy/

Приказ на печати организации

Образец заполнения журнала учета печатей и штампов

  • Положение о порядке использования печатей, фирменных бланков, штампов
  • Как упорядочить применение печатей/штампов в организации? (Пластинина Н.В.)
    • Приказ о новой печати предприятия (с приложением)
  • Положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в учреждении
  • Приказ о печати в организации
  • Печати и штампы в организации

Положение о порядке использования печатей, фирменных бланков, штампов

Утверждено _____________________ “___”________ ____ г. М.П.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение разработано и применяется в ________”________” (наименование организации) (далее — “Положение” и “Организация”). 1.2.

Положение является обязательным для всех сотрудников и подразделений Организации. 1.3.

За организацию документооборота и контроль исполнения Положения отвечает _____________________________ (далее — “Служба делопроизводства”). (наименование подразделения)

1.4. Основные понятия Положения:

— документ — бумажный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;

— производитель документов — лицо, осуществляющее подготовку, оформление и передачу (доставку) документа;

— комбинированные документы — совокупность документов, выполненных на различных носителях (печатных, аудиовизуальных, электронных);

— дефектные документы или материалы — документы или материалы с выявленными пороками их формы или содержания. По запросам получателей дефектных документов или материалов они заменяются на надлежащие документы (материалы) их производителями в месячный срок;

— реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

— бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

— подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

— копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

— документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

— регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

— номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Организации, с указанием сроков их хранения;

— экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

— дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Организации;

— Служба делопроизводства — структурное подразделение Организации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Организации.

2. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Печать Организации.

2.1.1. В Организации имеется единственная печать с указанием ее полного (фирменного) наименования, ОГРН, ИНН/КПП.

2.1.2. Такая печать изготавливается в соответствии с учредительными документами руководителем Организации.

2.1.3. Печать хранится у руководителя Организации.

2.1.4. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом Организации или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

2.1.5. Ответственность за законность использования и надежность хранения печати возлагается на руководителя Организации.

2.1.6. Печать уничтожается по решению руководителя Организации или председателя ликвидационной комиссии.

2.2. Кроме печати Организации по решению руководителя могут использоваться дополнительные печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов (“Для счетов-фактуры”, “Для пакетов”, “Для договоров”, “Для заверения копий”, “Отдел кадров”), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

2.3. Наряду с печатями в Организации по решению руководителя могут использоваться штампы с наименованием Организации.

2.4. Дополнительные печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей(штампов) и их количестве принимает руководитель Организации по согласованию с руководителем Службы делопроизводства.

Заявка на изготовление печати (штампа) и ее (его) эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в Службу делопроизводства, которая размещает заказ на предприятии — изготовителе печатей.

2.5. Подразделения Организации, на которые возложено хранение печатей: ________________________________ — ___________________________________; (наименование подразделения) (вид печати или штампа) ________________________________ — ___________________________________; ________________________________ — ___________________________________.

2.6. Учет печатей и штампов осуществляет Служба делопроизводства в журнале учета печатей и штампов (Приложение N 1) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации).

2.7. Выдача печатей и штампов руководителям подразделений или работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

2.7.1. Печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах.

2.7.2. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Организацией, не допускаются.

2.7.3. Ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

2.8. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяются Службой делопроизводства.

Служба делопроизводства самостоятельно определяет порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Организации.

2.9. Руководители подразделений несут персональную ответственность за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов.

2.10. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

2.11. Дополнительные печати и штампы уничтожаются по решению начальника Службы делопроизводства или председателя ликвидационной комиссии.

2.12. Учет бланков документов.

2.12.1. Изготовление и учет бланков документов Организации организует Служба делопроизводства, которая:

собирает заявки на изготовление бланков документов, а также при необходимости их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу изготовленных бланков документов.

Как упорядочить применение печатей/штампов в организации? (Пластинина Н.В.)

Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения Организации бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства.

Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета бланков (Приложение N 2).

Листы журнала учета бланков нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации.

2.12.3. Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.

В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.

2.12.4. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

3.1. Все сотрудники и подразделения несут ответственность за качество и своевременность выполнения настоящего Положения.

3.2. Служба делопроизводства обеспечивает ознакомление сотрудников, указанных в прилагаемом списке (Приложение N 3), с содержанием ст. 19.23 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, ст. 327 Уголовного кодекса Российской Федерации.

Приложения:

1. Журнал учета и выдачи печатей и штампов.

2. Журнал учета бланков Организации.

3. Список сотрудников.

Согласовано: юридическая служба

“___”_________ ____ г.

Темы: Положение

//Скачать документы, образцы/Приказ о новой печати предприятия

Приказ о новой печати предприятия (с приложением)

Образец для заполнения. Служит основанием для введение в оборот вновь изготовленной печати фирмы, взамен уничтоженной. Приказ с приложением, в котором перечислены документы, на которые проставляется печать организации.

Скачать в формате MS Word 2003, 31 Кб

Источник: https://obd2bluetooth.ru/prikaz-na-pechati-organizacii/

Зачем нужен журнал учета печатей и штампов: образец заполнения, кто и когда его ведет

Образец заполнения журнала учета печатей и штампов

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Журнал учета печатей и штампов: образец заполнения, порядок ведения

Небольшие организации могут обходиться только одной печатью. Она хранится у руководителя или главного бухгалтера. Необходимости в документальном контроле клише нет. Но чаще всего печатей несколько, поэтому их местонахождение должно быть официально зарегистрировано.

Печати и штампы организации

Обычно предприятия владеют единственной основной печатью и несколькими вспомогательными. Вспомогательные печати имеют тот же оттиск, что и основная, но добавляются надписи, указывающие на отдел:

Печать автомат: правила хранения

  • канцелярия
  • склад
  • секретариат и т.д.

С помощью штампов в документах отражают реквизиты, адрес организации, регистрационный номер или другие служебные отметки, которые делать вручную долго и неудобно. Ограничений по числу штампов для организаций нет.В некоторых фирмах набор для оттисков оказывается очень объемным.

Юридическая значимость печатей высока, поэтому требуется контроль их местонахождения. Печати хранятся в сейфе, штампы можно оставлять в выдвижных ящиках. Обеспечить надзор за движением штемпелей во время работы помогает журнал учета печатей и штампов (далее Журнал).

Особенности учетного документа

Журнал помогает быстро определить, в каком подразделении можно найти ту или иную печать, когда и кому она выдавалась, была ли утеряна, уничтожена и т.д.

Жесткого законодательного регламента в отношении формы документа нет. Организация может сама разработать макет Журнала и включить в него необходимые графы. По стандарту РФ (ГОСТ Р 6.30-2003) применяются обязательные требования:

В Журнале прописываются наименование предприятия или его подразделения, период начала и завершения ведения. Учет осуществляется в таблице, включающей обычно четыре колонки:

Форма готового журнала

  • номер
  • наименование штампа или печати
  • выдача
  • возврат

Если возникает необходимость конкретизации, колонки делают составными. К примеру, графу «Выдача» можно разделить:

  • цель выдачи
  • дата
  • время
  • фамилия получателя
  • роспись и т.д.

Некоторые организации добавляют столбцы, в которых представлен оттиск печати или штампа. Нередко используется колонка «Примечания», где кроме комментариев можно отметить дату уничтожения клише, причину его ликвидации и номер акта, которым это действие оформлено.

Заполнение Журнала в электронном виде не ведется. Оформление записей осуществляется только в рукописном варианте, поскольку в каждой строке требуются подписи пользователей печати и лица, ответственного за учет.

Кто и когда ведет Журнал

Специальной должности для человека, хранящего и ведущего данный документ, нет. Обязанность учета печатей может быть возложена на любого сотрудника. Чаще всего это:

Ответственный делопроизводитель

  • секретарь
  • делопроизводитель
  • сотрудник канцелярии
  • бухгалтер

Если предприятие ведет интенсивную коммерческую деятельность, имеет обширный штат и мощный торговый оборот, целесообразно доверить контроль над печатями начальнику службы безопасности.

Для назначения ответственного за учет печатей руководитель издает распоряжение или приказ. Если сотрудник, ознакомившись с приказом, готов принять на себя новую обязанность, он подписью подтверждает свое согласие. На крупных предприятиях целесообразно указать в приказе лицо, которое будет заменять ответственного за Журнал во время отпуска или пребывания на бюллетене.

https://www.youtube.com/watch?v=CZsbJEsZYWA

Отведение определенного времени для ведения Журнала не практикуется – сотрудник следит за правильностью и своевременностью оформления учетного документа по мере необходимости в течение рабочего дня.

Как правильно вести учет

За ведение Журнала и сохранность печатей (штампов) отвечает назначенный сотрудник. С того момента, как организации выдается клише, запись об этом вносится в Журнал. В этом документе должны быть собраны сведения обо всех действующих и ранее уничтоженных комплектах для оттисков с указанием дат поступления, ликвидации, а также с упоминанием номеров актов данных событий.

Передавать печать сотруднику, которому предстоит с ней работать, можно только после соответствующей отметки в Журнале и его подписи. Требуется отследить и отметить в документе факт последующего возврата печати. Возврат подтверждают две подписи — сотрудника и ответственного за Журнал.

Раз в год на предприятии проводится плановая проверка печатей. Ревизии случаются и внеплановые, если есть подозрение, что клише поддельное. Особая комиссия по итогам проверки составляет акт. В Журнале при этом отмечаются итоги контрольного мероприятия, номер акта, печатные оттиски, дата проверки.

Скачать образец журнала учета [15.50 KB]

Со временем резиновые клише стираются, и надписи становятся нечитаемыми. Тогда их необходимо заменять, оформляя актом уничтожение старой печати и поступление новой. В соответствующей строке учетного документа делается запись: «Печать ликвидирована по причине износа».

Данные общих рекомендаций по учету печатей и штампов на предприятии иногда целесообразно отразить в отдельной инструкции. Разработанная для конкретной компании инструкция может носить самостоятельный характер, или быть включенной в уже имеющееся руководство по делопроизводству в организации.

Если печать пропала

Когда выясняется, что одно или несколько клише потеряно (украдено), необходимо письменное обращение в полицию. На основании выданной отделением справки заказывают новую печать. Сообщить об инциденте нужно в регистрирующий орган, банк и СМИ.

В организации назначается комиссия, которая документально оформляет происшествие и выносит решение о степени вины ответственного лица. Если вина очевидна, сотруднику грозит дисциплинарное взыскание. В Журнале создается отметка: «Печать утеряна» и указывается номер акта.

Готовые печатные версии Журнала, предлагаемые магазинами канцтоваров, имеют от двадцати до шестисот страниц. После того, как последняя страница документа будет заполнена, он направляется в архив. Журналы оттисков передаются туда на вечное хранение.

Таким образом, все печати предприятия учитываются в специальном журнале. Это облегчает контроль и дает организации юридическую и экономическую защиту.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://pravodeneg.net/buhuchet/primary/zhurnal-ucheta-pechatej-i-shtampov-obrazets-zapolneniya.html

Юрист Андреев
Добавить комментарий