Оформление писем с приложениями

Оформление приложений к письму: все тонкости и нюансы

Оформление писем с приложениями

Оформление приложений к письму требуется в случае необходимости отправки с ним дополнительных документов. Это необходимо для того, чтобы адресат получил всю отправляемую ему информацию в полном объеме и при необходимости быстро дал ответ.

Приложения имеют многие управленческие документы и, конечно же, сопроводительные письма. Причем приложением может быть как отдельный документ, так и его часть. В нашей статье мы разберемся с правилами оформления приложений к письму, ведь это не настолько просто, как может показаться.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Обязательно ли составление перечня прилагаемых документов на отдельном листе;
  • Правила оформления приложений к письму, согласно ГОСТ;
  • Правила оформления отметки о приложении при отправке документации не только на бумажном носителе или при пересылке конфиденциальных документов;
  • Общие требования оформления сопроводительных писем.

Основные правила оформления приложений к письму

Оформление приложений к письму – это прямая обязанность секретаря руководителя, кадрового инспектора или делопроизводителя. Их опыт, навыки и профессионализм обеспечивают быстрый и качественный обмен информацией как внутри компании, так и с партнерами или контролирующими органами.

На сегодняшний день действующий в нашей стране ГОСТ Р.6.30-2003 и Типовая инструкция по делопроизводству предусматривают два варианта подобных оформлений, а именно:

  • Приложение упоминается в самом документе, к примеру: приказ об утверждении штатного расписания с ним самим;
  • Прилагаемые документы содержатся в сопроводительном письме.

В нашей статье мы рассмотрим ситуации с сопроводительным письмом, так как в правилах их оформления есть много нюансов, о которых необходимо знать каждому практикующему делопроизводителю.

Оформление приложений к письму, нуждающемуся в почтовой пересылке

Особое значение правильному оформлению придается в случае необходимости отправки сопроводительного письма по почте. Правильность действий делопроизводителя гарантирует не только то, что письмо дойдет до адресата, но и то, что оно будет принято к сведению и на него будет получен ответ.

Дело в том, что почтовой пересылке подлежат, как правило, либо полностью оформленные документы, либо их проекты, поэтому ставить на них отметки – нельзя. Поэтому и возникает необходимость в сопроводительном письме, в котором и будет содержаться этот обязательный реквизит подобного рода отправлений. Правила их оформления регламентируются ГОСТ Р.

6.30-2003. Им будет посвящен наш следующий раздел.

Оформление приложений к письму согласно ГОСТ Р.6.30-2003

ГОСТ Р.6.30-2003» предусматривает несколько вариантов оформления прилагаемых к письму документов:

  • При упоминании наименования приложения в тексте, отметку оформляют так: «Приложение на 3-х листах в 2-х экземплярах».
  • При отсутствии подобного упоминания в тексте указывается наименование прилагаемого документа, количество пересылаемых экземпляров и листов, на которых оно содержится. Если таких документов несколько, то они, в обязательном порядке нумеруются. Выглядит это так:

              «Приложение:

1. Копия Устава предприятия на 6 л. в 1 экз;

2. Свидетельство о государственной регистрации предприятия на 1 л в 1 экз.»

  • Если прилагаемые документы пронумерованы и прошнурованы, то указывать количество листов не нужно. При упоминании приложения в тексте это будет выглядеть, как: «Приложение в 2 экз., а если такого упоминания не было: «Устав предприятия в 1 экз.».
  • Если прилагаемый документ идет с приложением, то отметка о нем проставляется следующим образом: «Приложение: письмо Роспотребнадзора от 21.11.2010 №03/7-415 с приложением к нему, всего на 2 л.».
  • Если прилагаемый к письму документ отправляется только одному из нескольких получателей, то отметка о нем будет выглядеть так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз. только первому получателю».

Мы перечислили разные варианты порядка оформления прилагаемых документов к письму, действующие в стандартных ситуациях. О том, как делопроизводителю действовать в нестандартных ситуациях, расскажет наш следующий раздел.

Рекомендуем материалы по теме:

Нестандартное оформление приложений к письму

Нельзя исключить ситуации, когда оформление прилагаемых документов требуется, но оно не подходит не под один стандарт. К примеру, сопроводительным письмом сопровождается  информация, содержащаяся не только на бумажном носителе, а, к примеру, на диске или флешке. В этом случае отметка должна выглядеть так:

«Приложение:

  1. Проект контракта на поставку угля на 4 л. в 1 экз.
  2. То же на флеш карте в 1 экз.».

Бывают случаи, когда требуется пересылка документов с ограниченным доступом к их содержанию. Единая инструкция для таких случаев на сегодняшний день пока еще не разработана.

Поэтому правила оформления отметок об их наличии содержатся в используемых на предприятии внутренних нормативах.

Обычно в отметке о прилагаемом документе дополнительно указывается гриф ограничения доступа. Выглядит это так:

«Приложение: Маркетинговое исследование рынка автозапчастей на а/м МАЗ №85-1 КТ, коммерческая тайна, на 15 л. в 1 экз.»

Все эти нюансы должен знать опытный делопроизводитель.

Общие правила оформления приложений к письму

Теперь приведем общие правила оформления сопроводительных писем, которые в делопроизводстве компании следует неукоснительно соблюдать:

  • Прилагаемые к письму документы оформляются на листе бумаги стандарта А4 и отдельной регистрации они не подлежат;
  • Заголовок к тексту сопроводительного письма печатается без точки в центре строки, допускается увеличение его межстрочного промежутка;
  • Шрифт, которым печатается перечень прилагаемых документов, равно как и размеры межстрочных интервалов и полей, используется такой же, как и в стандартных документах;
  • Листы прилагаемых документов нумеруются со второго листа;
  • Самостоятельно разработанные сопроводительные документы подписывает первый руководитель или начальник структурного подразделения, в ведомстве которого они были созданы.

Неукоснительное соблюдение всех вышеперечисленных правил гарантирует вам полный порядок в делопроизводстве, четкую доставку отправляемых писем адресату и полную сохранность пересылаемой документации.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210750-oformlenie-prilojeniy-k-pismu-vse-tonkosti-i-nyuansy

Приложения в письмах

Оформление писем с приложениями

Письма, поступающие в организацию, могут быть абсолютно разными: начиная от рекламных буклетов и заканчивая распорядительной документацией и договорами. При этом абсолютно любое письмо может иметь приложения. О том, как оформляются приложения к письму и какими они бывают, мы расскажем в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

  • какими могут быть приложения в письме;
  • правила оформления приложений;
  • как хранить приложения.

Зачастую многие сотрудники компаний при необходимости оформить приложения к письму испытывают затруднения.

Связано это в основном с непониманием отличий между самим письмом и материалами, которые служат в качестве приложений.

Большинство неопытных секретарей считают текст приложенных документов самим текстом письма, однако это не совсем правильно, поэтому мы рассмотрим, как следует оформлять приложения к письму.

Виды приложений в письме

Прежде чем приступить к оформительной части приложений, давайте рассмотрим, с какими приложениями в письмах чаще всего приходится сталкиваться секретарю.

Приложения к договорам. К примеру, если вы планируете заключить договор с новым клиентом или партнером компании, то основным документом в письме будет являться сам договор. При этом многие компании предпочитают вместе с договором отправлять документы справочного характера, например, прайс-лист на услуги, способы оплаты, контакты организации и т.д.

Приложения в приглашениях. При оформлении письма-приглашения на какое-либо мероприятие во многих случаях рекомендуется прикреплять в качестве приложения схему проезда к месту проведения события.

Также в качестве приложения к письму в данном случае может служить программа мероприятия. Отметим, что приглашение на заседание должно содержать такое приложение, как программа совещания.

В нем должны быть подробно указаны вопросы, которые будут рассмотрены на совещании, список присутствующих, время и место проведения.

Пакеты документов. Очень распространены случаи, когда в кадровую или бухгалтерскую службу организации требуется отправить определенные документы. В данном случае их необходимо оформить как приложения к сопроводительному письму, в котором перечисляются все приложенные документы (их копии), количество экземпляров и листов.

Как хранить приложения к приказам?

Проектно-сметная документация. Если темой переписки является вопрос об утверждении или изменении проектно-сметной документации, то сама она будет являться приложением в письме.

Оформление приложений

Главные требования при оформлении приложений: наличие отметки на главном документе о наличии приложения и само оформление приложения. Отметка ставится после окончания текста письма не ниже, чем через 2–3 строки. Отметка должна содержать наименование документа, количество приложенных экземпляров и количество листов. Выглядит данная отметка следующим образом.

«Приложение:

1. копия Устава предприятия на 6 л. в 1 экз;

2. свидетельство о государственной регистрации предприятия на 1 л в 1 экз.».

Как правильно подшивать документы по папкам?

Необходимо понимать, что прилагаемый документ также может содержать приложение (получается своего рода матрешка). В таком случае, в отметке после наименования приложенного документа необходимо указать, что к нему имеется приложение и общее количество листов. Например: «Приложение: письмо Роспотребнадзора от 21.11.2010 №03/7-415 с приложением к нему, всего на 2 л.».

Также существуют случаи, когда в отметке не указывается наименование документа. Такая мера применяется в том случае, когда в основном тексте письма указано наименование приложенного документа.

Нумерация листов приложения проводится по порядку, начиная со второго после основного документа (на первом листе цифра не ставится). В случае, если приложения подшиты между собой или сброшюрованы, в отметке о приложении указывается только количество экземпляров (количество листов опускается).

Также возможны ситуации, когда выполняется рассылка одного и того же письма, но только одному из адресатов требуется вручить письмо с приложением. В таком случае в отметке необходимо указать, какому номеру из списка рассылки предназначается приложенный документ. Оформляется это так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз. только первому получателю».

Насколько важно вести количественный учет листов получаемых документов?

Хранение приложений

При формировании дел следует учитывать наличие приложений к письмам. Необходимо помнить, что все приложенные документы (копии) подшиваются в дело вместе с письмом в том же порядке. В описи дела указывается наличие приложений и количество их листов. 

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210836-qqq-17-m3-prilojeniya-v-pismah

Контент красивой рассылки в GMAIL обрезается? Без паники!

Оформление писем с приложениями

Сколько времени в среднем вы тратите на создание одного письма? Небольшое уточнение: вашего красивого, информативного и очень длии-и-инного письма. Согласитесь, не так быстро происходит этот процесс: как хотелось бы. А какой долгий путь проходит рассылка от момента создания до того, как пользователь его прочтёт и выполнит целевое действие?

Даже если все препятствия были пройдены и емейл-рассылка попала во «Входящие» – это ещё не значит, что пользователь полностью увидит ваше письмо….

 

ЧаВо на тему: Что делать, чтобы Gmail не «обрезал» письмо, скрывая часть контента ?

Уже не новость, что вес кода письма для полного отображения его почтовым клиентом Gmail не должен превышать 102 КБ. В противном случае, даже если размер превышен на пару килобайт, вы получите вот такую неприятную картину:

Вместо полноценного емейла получатели увидят фразу «Письмо показано не полностью» и ссылку на веб-версию, которая откроется не в приложении, а уже в браузере.
 

1) Чем плоха ссылка «Показать целиком»?

Первое, с чем мы столкнулись – не все пользователи придают значения этой ссылке и могут попросту не нажать на неё.

Но что ещё интереснее – нажатие на ссылку откроет сообщение в новой вкладке, что убирает возможность ответить на письмо и переслать его кому-то другому.

Кроме того, клиент не видит ссылку отписаться, которая спрятана именно там, внизу. И вместо того, чтобы искать как же избавиться от того, как же полюбовно расстаться с письмами компании, подписчик вероятнее всего нажмёт на кнопку «Спам».
 

2) Почему существует максимальное ограничение по размеру электронной почты?

Какой именно вес письма понравится Gmail официального подтверждения нет. В основном из соображений безопасности все поставщики почтовых серверов ограничивают максимальный размер письма, который может получить адресат.

В противном случае, если максимальный размер не будет превышен, сервер электронной почты рискует подвергнуться атаке тяжёлыми емейлами, в результате чего он перестанет работать должным образом.
 

3) Как Gmail показывает письма на мобильных почтовых клиентах?

Если ваш шаблон превышает 102 КБ, Gmail отобразит первые 102 КБ, а затем будет отсекать остальную часть в различных вариациях в зависимости от устройства:

  • Gmail для Android: письмо со ссылкой
  • Gmail для iPhone: письмо со ссылкой, но весь емейл не загружается
  • Gmail для последних версий iPad / iPhone: отключает показ письма без каких-либо сообщений / ссылок
  • Приложения для iOS: отображение всего письма
  • Приложение для Windows Phone 8: письмо с надписью «Загрузка»

Если читателю необходимо предпринять дополнительные шаги для прочтения вашего письма – это может стать огромным камнем преткновения в успехе вашей емейл-кампании.
 

4) Как определить размер файла для рассылки?

Если вы хотите узнать точный размер своего шаблона рассылки, сохраните код как html-файл. Щелкните правой кнопкой мыши файл и проверьте его «Свойства».

 

5) Обрезалось пару строчек кода. Неужели это так плохо? 

Помимо чисто визуальной составляющей, когда в конце письма проскакивают куски кода, есть несколько моментов, которые могут нанести вред всем рассылкам.

– Обрезка контента

Одна из самых больших проблем заключается в том, что ваши подписчики, которые используют Gmail, не будут видеть все содержимое письма, если только они не нажмут ссылку «Просмотреть все сообщение» (что случается редко).

Больше всего страдает футер, в который выносят приглашения в соцсети, контакты:

– Отписка от рассылки и статистика письма

Самое главное – Gmail обрезает ссылку отписки.

Если подписчики решают, что они хотят отказаться от получения ваших писем и не видят ссылку «Отменить подписку», они вероятнее всего отметят это сообщение как спам.

Спасти может то, что если у вас хорошая репутация – при нажатии на «Спам» почтовик может пойти на встречу и предложить пользователю отписаться от рассылки.

Но лучше на это не надеяться. Всё-таки допустимая норма жалоб – 0,2% от всей рассылки и если превысить этот показатель репутация отправителя может сильно пострадать.

– Вы не узнаете статистику

Код отслеживания (который обычно находится внизу письма) будет отключен. Это означает, что вы не сможете точно отслеживать количество подписчиков, открывших вашу рассылку.
 

4) Вес письма влияет на время загрузки?

Чем больше размер емейла, тем больше времени потребуется для загрузки всего содержимого. В среднем, сообщение размером в 30 КБ будет загружено через 6 секунд, 60 КБ займет 12 секунд и так далее. Чем дольше время загрузки, тем больше вероятность, что письмо будет удалено, особенно если получатель просматривает почту на мобильном устройстве.

  • Большие изображения съедают драгоценные мегабайты в ограниченных тарифных планах
  • Скорость загрузки в мобильной связи может быть намного медленнее.

 

5) Вес письма влияет на доставляемость?

Аспект, который часто упускается из виду, но который имеет прямое отношение к попаданию во входящие – это размер файла емейла.

По данным Email on Acid, email размером от 15 КБ до 100 КБ успешно прошел спам-фильтры, в отличие от письма с весом 110 КБ до 650 КБ.  Интересно, что, как только размер файла превысил 100 КБ, количество спам-фильтров, которые не пропускали письмо, оставалось неизменным.

Ниже приведены спам-фильтры, которые не удалось обойти из-за размера файла емейла:

6) Влияет ли размер изображения на код письма?

Изображения сами по себе не добавляют вес к размеру файла. Некоторые ресурсы предупреждают, что изображения, превышающие 20 КБ, будут помечены как спам, а другие – что изображения весом до 50 КБ отлично обходят спам-фильтры. По нашему опыту, размер файла изображения, размещенного на платформе емейл-рассылок никак не влияет на вес письма.

Изображение находится на сервере отправителя и размер файла влияет только на скорость его загрузки. В сервисе eSputnik мы установили ограничение в 2 МБ, но лучше добавлять картинки и того меньше, подгоняя вес и размер картинки.К тому же, лёгкие картинки быстрее отдаются с сервиса на котором они находятся.

Пользователям не придётся полчаса ждать, чтобы письмо подгрузилось полностью и они могли полюбоваться на него во всей красе

Важно отметить, что использование слишком больших изображений и минимального количества текста – это сигнал для спам-фильтров.  Желательно соблюдать соотношение 60/40 – 60% текста, 40% изображений.

 Это связано с тем, что спамеры обычно отображают информацию на больших изображениях вместо текста, потому что программы фильтров не могут «читать» содержимое. 

7) Как избежать обрезки письма? 

Текст вашего сообщения – это только верхушка айсберга. Множество других факторов влияют на вес html емейла.Весь HTML-код, текст, URL-адреса и CSS могут легко сделать размер файла для рассылки более 102 КБ. 

Элементы, влияющие на размер электронной почты:

  • Текстовая версия емейла. Текст добавляется для того, чтобы email клиенты с поддержкой HTML показывали HTML версию письма, а те, кто не поддерживает HTML, покажут текстовую.
  • Теги, атрибуты html и стили CSS
  • Дублирующиеся стили оформления: например, в редакторе писем прописывается оформление для всего письма, а затем в теле шаблона меняются отдельные элементы. Таким образом появляются дополнительные span, которых можно избежать:
  • Информация о цифровой подписи подсчитывается в размере письма.
  • Двойные пробелы и разрывы строк.
  • Копирование текста с сайта – в большинстве случаев это добавляет дополнительные стили оформления, которые к тому же могут некорректно отображаться.
  • Использование media queries для адаптивности. Это улучшает внешний вид письма на устройствах с разным форм-фактором, но утяжеляет код.

Часть из этих элементов удалить или откорректировать мы не можем – они обязательны для корректного отображения писем. Но мы можем повлиять на качество вёрстки и контента в самом письме:

  • Подготовьте шаблон для рассылок, который не превышают лимит и используйте его для ваших промо. 
  • Убедитесь, что вы добавили в рассылку только необходимую информацию. Все подробности: описание товара, детальные отзывы и так далее есть на вашем сайте – просто добавьте ссылку. 
  • Не старайтесь включить в одну рассылку все предложения, перечисленные на сайте. Лучше подготовить серию писем и отправлять на подходящие сегменты.
  • Не отправляйте емейлы с одной и той же темой несколько раз. Gmail обычно объединяет и добавляет эти письма в одну цепочку, увеличивая вес емейла более 102 кБ, даже если это не так.

Какие технические способы есть для борьбы с обрезанием письма?

  • Удалите комментарии, двойные пробелы и разрывы строк из шаблона. Не используйте сокращенные URL-адреса. 
  • В редакторе писем системы eSputnik сократить код легко. Используйте минимальное количество полос и структур если в этом нет необходимости:

 
 

Вы можете разместить минимум полос: хедер, контент и футер, в которых затем добавлять нужные структуры
 

 

  • Это значительно сокращает код и емейл может быть настолько длинным, насколько вы захотите 🙂
  • Избегайте атрибута style. Создайте оформление для всего письма и старайтесь не редактировать отдельные элементы.
  • Минимизируйте html c помощью специальных сервисов: htmlcompressor.com, minifycode.com.
  • Тестируйте! Прежде чем отправлять рассылку своим подписчикам, отправьте ее на свою учетную запись Gmail и проверьте отображение письма. 

Лучший способ для предотвращения обрезания писем в Gmail – это создание сжатых писем с соответствующим контентом, который наилучшим образом отвечает вашей целевой аудитории или подписчикам и не занимает лишнее пространство электронной почты.

Подписывайтесь на нашу рассылку, чтобы узнать ещё больше тонкостей о полезных лайфхаках для вашего емейл-маркетинга.

Источник: https://esputnik.com/blog/gmail-obrezaet-pisma-chto-delat

Приложение «Рассылки»

Оформление писем с приложениями

Визуальный редактор текста сэкономит ваше время, в нем легко загрузить изображения, придать нужное оформление тексту и добавить ссылки на ваш сайт. Для профессиональной верстки писем переключитесь в HTML-режим.

В «Рассылках» удобно выбирать адресатов по различным критериям:

  • подписчики с вашего сайта;
  • язык: если в свойствах контактов указан язык, то легко отправить сообщение сразу всем, кто говорит на одном языке;
  • категории контактов: распределите получателей по категориям, чтобы отправлять различные сообщения определенным категориям (количество создаваемых категорий не ограничено);
  • покупатели интернет-магазина.

Если каких-то получателей нет ни в одном из этих списков, добавьте их адреса в дополнительное текстовое поле — они сохранятся в базу данных для будущих рассылок.

Для использования дополнительных возможностей при выборе получателей установите приложение «CRM». Это позволит вам предварительно создать любое количество различных списков клиентов, которые станут доступны для выбора в «Рассылках» в качестве получателей.

Кроме того, данный плагин дает возможность формировать динамические списки получателей с помощью расширенного поиска. Например, укажите следующие условия:

У вас автоматически сформируется список всех москвичей, которые оформили хотя бы один заказ в вашем магазине в этом году. Такая выборка удобна, если вы хотите, например, сделать специальное предложение со скидкой для ваших клиентов ко дню города.

Такие целевые списки получателей можно формировать во время подготовки письма, не выходя из приложения «Рассылки». При этом можно одновременно задать сразу несколько критериев поиска для одной рассылки, в результате будет сформирован единый список получателей — вы можете быть уверены, что одному клиенту не будут отправлены два одинаковых письма.

  1. Укажите адрес отправителя
  2. Задайте скорость отправки
  3. Включите поддержку Google Analytics для анализа переходов на сайт
  4. Протестируйте отправку сообщения
  5. Нажмите на кнопку «Отправить»!

При формировании списка получателей приложение автоматически удаляет повторяющиеся адреса и адреса, на которые не удалось отправить предыдущие рассылки — например, несуществующие или ошибочно набранные электронные адреса.

Исключение лишних и несуществующих адресов помогает избежать попадания вашего сервера в «черные списки» почтовых сервисов.

Наглядная статистика

Статистика отправки и прочтения сообщения отображается в реальном времени в процессе выполнения рассылки — наглядный график обновляется без перезагрузки страницы.

Оценить оставшееся время и эффективность рассылки легко с помощью индикатора процесса отправки и разделения адресатов по статусам (прочитано, не доставлено, не отправлено из-за критической ошибки доставки в предыдущих рассылках и т. д.).

Надежное управление рассылкой

Работу скрипта выполнения рассылки можно остановить в любой момент с помощью кнопки «Пауза», чтобы продолжить отправку позже, в более подходящее время.

Если длительная рассылка прервется из-за ограничений на сервере хостинг-провайдера, приложение самостоятельно перезапустит процесс и продолжит отправку — достаточно просто не закрывать приложение в браузере до окончания рассылки либо настроить задания планировщика (cron) с помощью подробной инструкции.

Лояльность к почтовым сервисам

Если среди ваших получателей много пользователей популярных почтовых сервисов (Mail.ru, Яндекс.Почта, Gmail и т. п.), ограничьте скорость отправки, чтобы ваша рассылка не выглядела как спам, который часто отправляется в больших количествах в течение короткого промежутка времени.

Контролируйте результат рассылки в реальном времени. Статистика отправки покажет тех, кто уже прочитал ваше сообщение, кто отписался от будущих рассылок и тех, кто не смог получить ваше письмо и почему: например, почтовый ящик переполнен или адрес уже не существует.

Графики позволяют оценить время доставки и продолжительность последующей активности. В разных случаях такая активность может продолжаться от нескольких часов до нескольких недель.

Например, если отправить сообщение в ночь с пятницы на субботу, то вероятнее всего вы увидите низкую активность клиентов до утра понедельника.

Сообщение, отправленное утром во вторник, скорее всего прочитают в тот же день.

Вы увидите различную динамику реакции на рассылки в зависимости от типа аудитории: ее возраста, профессиональной ориентации, георасположения и прочих факторов, а также в зависимости от темы и времени письма. Это бесценный материал для планирования ваших последующих рассылок, а также для изучения портрета ваших заказчиков и разработки маркетинговой стратегии в целом.

Очень удобно запланировать сразу несколько рассылок. Для этого необходимо всего лишь указать дату и время отправки — приложение «Рассылки» самостоятельно выполнит свою работу в назначенный час, и вам останется лишь проанализировать результаты выполненных рассылок и оценить их эффективность.

Самые лояльные подписчики — это те, которые самостоятельно подписались на получение ваших рассылок. А значит, они с большой вероятностью будут читать ваши письма, а не удалять их сразу или отправлять в спам.

«Рассылки» позволяют создавать различные формы подписки для размещения их на сайтах, в блогах и на прочих веб-ресурсах. Форма подписки может быть простейшей и содержать единственное поле для указания email-адреса:

или более сложной — с именем, полем для ввода капчи и дополнительными опциями:

Каждая форма может добавлять подписчиков в созданные вами списки, например:

  • новости,
  • уведомления о начале акции,
  • обновление программного продукта,
  • интересные статьи и т.  п.

Свяжите свои форм подписки с такими списками, и вы постепенно соберете подписчиков на рассылки определенных тематик. Вам останется только составлять сообщения и рассылать их готовым спискам получателей.

Помните: клиент лоялен к вашим рассылкам, пока сам желает получать ваши сообщения. Для того чтобы навсегда сохранить лояльность клиента к вашей компании, дайте ему возможность в любой момент легко и быстро отписаться от ваших рассылок из любого вашего сообщения.

Ссылка отписки безо всякой авторизации приведет клиента в его личный кабинет на вашем сайте. Там он сразу попадает на страницу «Мои подписки», где сможет отписаться или вновь подписаться на любую из ваших рассылок

В приложении «Сайт» вы всегда сможете изменить внешний вид личного кабинета и привести его в соответствие со стилем вашего сайта.

В редакторе сообщений поддерживаются переменные для динамического формирования текста рассылки — каждый адресат получит от вас письмо с индивидуальным обращением.

Не хотите, чтобы ваше сообщение считали спамом? Добавьте ссылку для отписки в текст письма — всего одним щелчком мыши!

«Рассылки» умеют использовать данные других приложений для выбора списка получателей:

  • Покупатели интернет-магазина
  • Клиенты, сотрудники и другие контакты
  • Авторы комментариев в блоге
  • Зарегистрированные посетители сайта

Источник: https://www.webasyst.ru/store/app/mailer/

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Оформление писем с приложениями

Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Оформление реквизита «адресат» служебного письма
Письмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств. Несколько примеров указания адресата:

Генеральному директоруОАО «Горящий фитиль»

В.А. Великолукскому

или

ОАО «Горящий фитиль»
Юридический отдел

с почтовым адресом

ОАО «Горящий фитиль»ул. Трудная, д. 45,

г. Орел, 385001

физическому лицу

Тундрикову Г.П.ул. Легкая, д. 127, кв. 365,

г. Мурманск, 628021

Оформление реквизита «дата» служебного письма
После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма
Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:

№ 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,

или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.

Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса
При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма
Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».

Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»
К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:

Приложение: 1. Договор об оказании услуг на 3 л. в 2 экз. 2. Прайс-лист оказываемых услуг на 5 л. в 1 экз.

Оформление реквизита «подпись» служебного письма
В состав подписи включаются  наименование должности подписывающего письмо, собственно сама личная подпись и ее расшифровка. Примеры:

Директор ООО «Канитель»            Место личной подписи       И.О. Фамилия

или

И.о. директора ООО «Канитель»   Место личной подписи       И.О. Другая-Фамилия

Документ подписывает человек, имеющий право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, с указыванием его фактической должности и фамилии.

Обратите внимание, нельзя ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В современном делопроизводстве последние примеры – грубые недостатки оформления служебных писем.

В прошлом, когда работали еще наши бабушки, вероятно, допускалось подобное. Я лично даже не знаю, когда и где такое регламентировалось.
 

 
Оформление реквизита «отметка об исполнителе»
Отметка об исполнителе очень желательна во всех служебных письмах, так как позволяет оперативно обратиться к конкретному специалисту. Она ставится в левом нижнем углу письма (последнего листа) и содержит фамилию, имя, возможно отчество исполнителя, его контактный телефон. Пример:

Толстопятов Иван Петрович
234-22-22

На сегодня все. Можете быть уверены, зная о правилах деловой переписки и оформлении реквизитов документов, вы сумеете легко составить свои собственные шаблоны служебных писем и значительно упростите для себя ведение делопроизводства. Сейчас можете посмотреть примеры составления различных видов писем.

Евгения Полоса

К записи 95 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/oformlenie-dokumentov/oformlenie-sluzebnyh-pisem.html

Как писать важные письма по ГОСТу

Оформление писем с приложениями

Закрыть

Как это работает?

Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса

Сервис «Моё дело» всё сделает сам:

рассчитает налоги

создаст счета

заполнит декларации

отправит в налоговую и фонды

Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса

Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:

рассчитает налоги

создаст счета

заполнит декларации

отправит в налоговую и фонды

Как это работает?

Как это работает?

Каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю госкорпорации, высокопоставленному чиновнику или, на худой конец, в ЖЭК. Но если вы предприниматель или топ-менеджер, то обязаны научиться грамотно писать деловые письма.

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.

ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях. Систему стандартов можно приобрести в книжных магазинах или найти в интернете. Обратим внимание на те критерии, без которых письмо не будет соответствовать стандартам деловой переписки.

1. Оформление реквизитов

С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма. Ещё ниже по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, сокращения «г-ну» и «г-же» были недопустимы, в новом это стало возможным. Но лучше воспользоваться старым вариантом и писать обращение без сокращений. Места много не займет, а уважения к «подателю сего письма» прибавится. Шапку выделяют жирным шрифтом.

«ВАСИЛЁК»

Общество с ограниченной ответственностью

Васильковая ул. д. 22, Москва, 117393

Тел /факс (495) 788-78-78

e-mail: mail@vasilek.ru; http://www.vasilek.ru

ОКПО 07878778; ОГРН 1027788788788; ИНН/КПП 7788777887/777887887

______________ № 08 Ha № 08 от 18.08.2018

Губернатору

Тмутараканской области

Господину Иванову И.И.

Уважаемый Иван Иванович!

2. Вступление В вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. — если письмо пишется от первого лица. Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причём, как во вступлении, так и в последующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

3. Основной текст

Деловое письмо предполагает чёткое понимание: «Кому», «Зачем» и «Почему». Многие из нас получают письма, и часто смысл в них ускользает, а к концу письма так и не проясняется, что же хотел попросить или предложить автор. В деловом письме это недопустимо.

Поэтому, чтобы смысл и идея письма не «растекались по древу», ответьте на следующие вопросы:

  1. Кому пишете письмо, не ошиблись ли «адресатом»?
  2. Зачем пишете письмо, что вы хотите предложить?
  3. Понятны ли доводы, стиль изложения и убедительны ли аргументы?
  4. Какую выгоду адресат получит от сотрудничества?
  5. Почему вы это делаете?
  6. Какой результат вы хотите получить?
  7. На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» адресата?

После того, как ответите на вопросы и приступите к написанию, ваше письмо будет кратким и по делу. Согласно правилам написания, основная часть делового письма последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие. Приводите по необходимости конкретные факты и цифры. И не забывайте, что краткость — сестра таланта. Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата. И он может отложить письмо и не узнать, что вы предлагаете. Обратите внимание на некоторые моменты, связанные с изложением. Стиль делового письма консервативен, и письма, которые не соответствуют ему, не проходят дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите так, как того требует деловой стиль.В Заключении письма подводятся итоги написанного, пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…». Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой «Искренне Ваш,…». Например:

Искренне Ваш,

Директор (подпись) И.И. Васильков

Должность, подпись, потом — инициалы, имя и отчество, и затем фамилия. Подпись ставится собственноручно. Если документ оформлен не на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.

С уважением,

Директор

ООО «Василёк» (подпись) И.И. Васильков

5. Постскриптум

Если в письме указывается контактное лицо (Ф.И.О.), то укажите его номер телефона и e-mail. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, который в курсе переписки. Не забывайте вместе с номером телефона указывать и код города. Информацию о контактном лице можно указать в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера. Если письмо по разным причинам нельзя сократить (факты, приложенные документы и прочее), то напишите отдельно Письмо и Приложение к нему. В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или… (приложение 1). Перед номером приложения допускается ставить знак номера (приложение №1). На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение №1 к письму ООО «Василек»

от 18.08.2018 № 08 

6. Шрифт документа

В ГОСТе регламентированы гарнитуры и их размеры. Остановимся на двух, которые имеются в каждом компьютере. Это Times New Roman № 13 и 14, с засечками, или Arial №12 и13, рубленный шрифт. Если в письме необходима таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров. И чтобы не «мельчить», используйте Arial №10 или 9.

7. Формат документа

Для написания Письма подойдет бумага формата А4 (210 х 297мм), это стандартный формат, он продаётся в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание на то, что бумага должна быть не менее 80 г/м2, но лучше использовать 100 г/м2. Закажите бумагу с водяными знаками и логотипом компании. При печати на цветном лазерном принтере можно отпечатать логотип так, что бумага будет выглядеть как из типографии ГОЗНАК. Но знайте, что всё хорошо в меру. Не забываем о белизне бумаги и о качестве. Бумага для записей серого цвета не подойдет. Сами понимаете, что на такой бумаге хочется почеркать и тут же её выбросить. Не забываем о полях. Каждый лист документа должен иметь поля:

20 мм — левое;10 мм — правое;20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Текст документа выравнивается по ширине страницы. Абзацный отступ текста документа ставим на отметке — 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала. На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Деловое письмо будут встречать по «одёжке». Обратите внимание ещё раз на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, и на оформление. Подумайте, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки? После того, как вы посчитали, что письмо окончательно написано, проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте ещё раз логическую последовательность и читабельность текста. Прочитайте его вслух нескольким людям. Узнайте их мнение — всё ли им ясно, нет ли разночтений. Если по неосторожности или в спешке будут допущены орфографические ошибки, то это катастрофа. Как вести дела с компанией, которая присылает письмо с орфографическими ошибками? Если вы подготовите деловое письмо грамотно, то во много раз увеличится вероятность того, что оно склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу. Пишите письма!

Статья написана по заказу редакции

В избранное

Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz

Закрыть

Предпринимателям бухгалтер
больше не нужен!

Попробовать бесплатно

45 «белых» способов снижения налогов

С указанием статей налогового кодекса, которые это не запрещают.

Получить

Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса

Источник: https://delovoymir.biz/kak-pisat-vazhnye-pisma-po-gostu.html

Юрист Андреев
Добавить комментарий