Отчет о проделанной работе таблица образец

Отчеты в MS EXCEL

Отчет о проделанной работе таблица образец

Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют Сводные таблицы. С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.

В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 (), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье Сводные таблицы.

В таблице имеются столбцы:

  • Товар – наименование партии товара, например, «Апельсины»;
  • Группа – группа товара, например, «Апельсины» входят в группу «Фрукты»;
  • Дата поставки – Дата поставки Товара Поставщиком;
  • Регион продажи – Регион, в котором была реализована партия Товара;
  • Продажи – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
  • Сбыт – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
  • Прибыль – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через Диспетчер имен откорректируем имя таблицы на «Исходная_таблица» (см. файл примера).

С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Найдем суммарные продажи каждого Товара.
Задача решается достаточно просто с помощью функции СУММЕСЛИ(), однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.

Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только уникальные значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см.

статью Отбор уникальных значений), через меню или с помощью Расширенного фильтра. Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически.

Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:

  • Перейдите на лист с исходной таблицей;
  • Вызовите Расширенный фильтр ();
  • Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию Скопировать результат в другое место; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок Только уникальные записи.
  • Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
  • Отсортируйте перечень товаров ().

Должен получиться следующий список.

В ячейке B6 введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее Маркером заполнения вниз до конца списка:

=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6;Исходная_Таблица[Продажи])

Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в таблицах в формате EXCEL 2007 можно почитать Справку EXCEL (клавиша F1) в разделе Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel.

Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:

=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6)

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах.
Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1.

Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон Расширенного фильтра введите $D$4:$D$530).

Скопируйте полученный вертикальный диапазон в Буфер обмена и транспонируйте его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.

В ячейке B8 введем нижеследующую формулу:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи]; Исходная_Таблица[Товар];$A8;

Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)

Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке А8, в Регионе из ячейки В7. Обратите внимание на использование смешанной адресации (ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.

Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью Маркера заполнения не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке С8 формула будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]; Исходная_Таблица[Группа];$A8;

Исходная_Таблица[Продажи];C$7)

Ссылки, согласно правил относительной адресации, теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно.

Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки B8, в Буфер обмена, затем вставить ее в диапазон С8:G8, нажав CTRL+V.
В ячейки ниже формулу можно скопировать Маркером заполнения.

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.

Создадим Выпадающий (раскрывающийся) список на основе Проверки данных со следующими значениями: (Все); Да; Нет. Если будет выбрано значение фильтра (Все), то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра «Да», то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано «Нет», то только убыточные.

Суммарные продажи подсчитаем следующей формулой массива:
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=”(Все)”;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))*

Исходная_Таблица[Продажи])

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши ENTER нажать CTRL+SHIFT+ENTER.

Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)*
ЕСЛИ($B$5=”(Все)”;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5)))

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение Нет (в ячейке B5), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.

Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце B.

Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы ЧАСТОТА(), которую нужно ввести как формулу массива:

=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)

Для ввода формулы выделите диапазон С6:С12, затем в Строке формул введите вышеуказанную формулу и нажмите CTRL+SHIFT+ENTER.

Этот же результат можно получить с помощью обычной функции СУММПРОИЗВ():
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)*
(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]=B9)*
(Исходная_Таблица[Дата поставки]

Источник: https://excel2.ru/articles/otchety-v-ms-excel

Ежедневные рабочие отчёты — всевидящее око руководителя

Отчет о проделанной работе таблица образец

Точность — вежливость королей, но обязанность для их подданных

Людовик XVIII

кому: собственникам, топ-менеджерам

Рабочее время сотрудников зачастую утекает на разговоры о погоде, бесконечные кофепития, копание в социальных сетях и… на неэффективное решение типовых задач!

Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы

“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” —  такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?

С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие — деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи — незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?

Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах”.

Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника.

Поэтому  руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?

Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.

Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды

Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.

Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии — “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”. Общая технология состоит из следующих элементов:

Ключевые принципы рабочих отчётов

  1. Сотрудники должны делать отчёт по своей работе ежедневно вне зависимости от своей квалификации, должности и ещё каких-либо факторов.
  2. Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт)
  3. Отчёт должен быть предоставлен в электронном виде и сохранён, чтобы у руководителя была возможность его подробно разобрать.
  4. Любой вышестоящий руководитель должен иметь возможность просмотреть отчёты всех своих подчинённых.
  5. Отчёт должен быть настолько подробным, насколько это необходимо для возникновения прозрачности в выполненных работах без дополнительного обсуждения с сотрудником.
  6. Руководитель оставляет за собой право разбирать отчёт, задавать вопросы по методам выполнения задач и оценивать качество и эффективность выполненной работы.

Первые рабочие отчёты некоторых ваших подчинённых могут неприятно удивить. Они об этом знают, поэтому будьте готовы, что ежедневным отчётам обрадуются далеко не все.

Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей

  • 100% прозрачность действий каждого сотрудника по итогам рабочего дня, недели, месяца и т.д. Теперь нет необходимости в устных опросах: “а что вы делали?”.
  • Возможность отложенной проверки деятельности сотрудника. Далеко не всегда есть возможность проверять всех и сразу. Теперь можно открыть рабочие отчёты и узнать, что сделал менеджер Иван Петров за прошедшие 2 недели в течение каждого рабочего дня.
  • Ощутимый рост производительности сотрудников, ибо теперь можно спрашивать за каждую “десятиминутку” 8-ми часового рабочего дня.
  • Значительная экономия времени как руководителя, так и подчинённого за счёт отсутствия многочасовых опросов, “кто и что делал”.
  • Быстрая возможность отсева слабых, не справляющихся и не трудолюбивых сотрудников среди вновь нанятых и вышедших на испытательный срок. Теперь их результаты — “как на ладони” по итогам каждого дня.
  • “Старожилам” компании расслабиться и почивать на лаврах тоже не удастся. Их рабочие отчёты расскажут за них всё сами.
  • Снижение уровня стресса руководителя из-за “невозможности провести проверку”, т.к. теперь можно оценивать результаты каждого сотрудника в удобное время.

Выгоды от ежедневных отчётов для подчинённых

  • Непрерывный процесс получения знаний и опыта от своего руководителя. Как следствие: резкое развитие как профессиональных, так и личностных навыков. Фактически руководитель становится учителем-наставником, с которым вы на регулярной основе думаете совместно: о новых и более эффективных способах решения задач; как дальше развить свои “точки роста” и усилить “слабые места”; о допущенных ошибках и предотвращении появления новых.
  • Привычка работать “профессионально”, что во все времена очень ценится на рынке труда: прокачиваются навыки планирования, тайм-менеджмента, степень ответственности за свои действия.
  • Возможность самостоятельной оценки своей эффективности. Сотрудник всегда может посмотреть собственный рабочий отчёт, проанализировать его и наметить шаги по своему дальнейшему развитию.
  • Более быстрый карьерный рост тех, кто трудолюбив и работает качественно. Понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю. Теперь с ним нет необходимости регулярно пить пиво и париться в бане, чтобы рассказать о своих достижениях, — всё наглядно видно. Система отчётов в организации значительно снижает влияние мастеров подковёрных игр и “любимчиков”.

Основная выгода от ежедневных отчётов для сотрудника — непрерывный профессиональный апгрейд с помощью руководителя.

Требования к составу рабочего отчёта

  1. Название выполненной задачи. Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
  2. Достигнутый результат. (пример: “Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров”).

    Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.

    Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.

    • Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
    • Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
    • Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.
    • При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.
  3. Время, затраченное на выполнение задачи. Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время, затраченное на выполнение задачи.

    • Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе)

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Скриншот №1. Пример рабочего отчёта по итогам дня.

Пример результата задачи

Как видно из примера, здесь есть ссылка на результат, а также дополнительное пояснение, на что было затрачено время.

Скриншот №2. Пример результата задачи.

В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD — дата; MM — месяц; YY — год; HH:MM — формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY: 1) Отработано в офисе: HH:MM 2) Отработано из дома: HH:MM 3) Итого отработано: HH:MM 4) Больничный: HH:MM

5) Часы за свой счёт: HH:MM

Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)

  • В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).
  • В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.

Источник: http://openstud.ru/blog/for-businessmen/everyday-reports/

Как написать отчёт о проделанной работе: пример, цели, как правильно составлять

Отчет о проделанной работе таблица образец

Практически каждый руководитель периодически требует от своих работников отчеты о проделанной работе, пример которого несложно найти. Однако некоторым людям кажется, что это очень сложная задача.

Цель отчета о проделанной работе

Существование каждой организации или компании всегда предполагает наличие отчетов. Ведь для любой организации важно иметь подтверждение эффективности проделанных работ в конкретный временной отрезок. Это нужно, чтобы грамотно построить дальнейшее развитие компании.

Однако некоторые люди не знают, как написать отчёт о проделанной работе. Пример его очень важен для человека, который делает его первый раз. Ведь он должен соответствовать определенным требованиям фирмы.

Любой компании важно знать о результате ее работы

Если сотрудник попрактикуется, сделает несколько отчетов, то в дальнейшем ему будет очень просто заниматься такой деятельностью.

Конкретные цели отчета о проделанной работе:

  1. Обоснование финансовых трат, выплат заработных плат для сотрудников.
  2. Подтверждение выполненных работ или оказания различных услуг для сотрудников организации.
  3. Создание определенных порядков и трудовых дисциплин в компании.
  4. Установление, какую конкретную работу выполнили сотрудники. Это помогает избежать спорных моментов или плохого выполнения заданий.

Также отчеты необходимы для сотрудников, которые отправлены в командировки. Для большей детальности о том, какая работа выполнена, сколько финансов предприятия или организации потрачено.

Сотрудники могут их выполнять каждый день, неделю, месяц, квартал, год. Все зависит от требований руководства.

Структура отчета

Не у всех организаций есть разработанные формы для отчетов, поэтому каждый сотрудник должен выполнять это сам. К тому же единой структуры как таковой и не существует.

Начиная отчет, сотрудник должен объяснить себе назначение подаваемой информации, а также логику повествования. Все пояснения должны быть максимально краткими.

Самая распространенная структура отчетов о проделанной работе:

  1. Введение. В этом разделе находится небольшое описание компании. На каком месте она находится среди подобных организаций в регионе или городе.
  2. Отчет о проделанной работе. Практически вся выполненная деятельность подразделений должна быть описана. В небольших компаниях, где нет отделов, эту информацию заполняет руководитель, основываясь на данных каждого работающего специалиста.
  3. Заключение. Этот раздел коротко обобщает информацию о проделанной работе за конкретный период времени. Подчеркиваются данные о неудачах, успехах, просроченных заданиях. А также о планах компании на ближайшее будущее.

Для лучшего понимания информации специалист должен придерживаться единой формы изложения. В отчетах можно использовать диаграммы, графики, изображения. Однако нужно правильно совмещать текст и визуальную часть, чтобы не было перенасыщений.

Также в отчете о проделанной работе человек должен соблюдать стилистику. Специалист должен подавать сухой текст, без лишней информации. Также он не должен быть слишком простым.

В отчете нужно выделить не только достижения, но и трудности, с которыми сталкивалась организация. Все проблемные ситуации необходимо описывать такими, какие они есть на самом деле. Это позволит руководству объективнее понять сложившиеся трудности.

Самые важные требования к составлению отчета

Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.

В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.

Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.

В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.

Как правильно написать отчет о проделанной работе

У каждого специалиста наступит период, когда руководство потребует отчет о выполненной работе. Следуя инструкции, это сможет сделать каждый:

Необходимо сравнить, какие задачи были поставлены и что выполнено

  1. В самом начале нужно сопоставить поставленные задания с результатами, это позволит специалисту убедиться в выполненной работе. Только после этого нужно начинать написание отчета. Оформляется он в нескольких вариантах: простой и профессиональный. Первый человек может оформлять как сочинение. Добавлять можно все, что работник посчитает необходимым. Указывать нужно все до мельчайших деталей, например, о конкретных выходах на работу в выходные дни.
  2. Сложный вариант написание более верный, чем простой. Его нужно оформлять как задачу. Специалисту необходимо указать, что от него требовалось сделать. Потом уже все, что использовалось для этого. А именно: время на работу, какую помощь оказывали люди, затраченный бюджет. Далее нужно коротко указать, какими способами и методами он выполнял работу.

Источник: https://vyuchit.work/samorazvitie/sekretyi/kak-pravilno-napisat-otchyot-o-prodelannoj-rabote.html

Ежедневные отчёты: быть или не быть? Синхронизация команды без планёрок и личных совещаний

Отчет о проделанной работе таблица образец

Эмоциональное состояние сотрудника напрямую влияет на качество его работы. В крупных компаниях есть штатные психологи, которые помогают сотрудникам преодолеть психологические трудности и стать более продуктивными. Но для маленьких компаний и стартапов штатный психолог — это роскошь. В то же время в небольших компаниях сотрудники не менее подвержены стрессу и выгоранию на работе.

В нашей компании вместо психолога мы используем ежедневные отчёты. В конце рабочего дня каждый сотрудник пишет отчёт о проделанной работе. В нём же он может высказаться о том, что его беспокоит.

Прежде чем внедрить практику ежедневных отчётов в компанию, я опробовал их на себе. Я ежедневно писал отчёт о проделанной работе и честно отмечал, что мне приносит радость и удовлетворение, а что — нет. Это натолкнуло меня на мысль попробовать данную практику внутри компании.

Отчёт — это форма психологической разгрузки в конце рабочего дня. Сотрудник пишет «о том, что наболело» и тем самым отключается от работы. Руководителю же отчёт показывает уровень удовлетворённости сотрудника своей работой. Ежедневный отчёт — это действенный инструмент анализа как для сотрудника, так и для руководителя.

Преимущества ежедневных отчётов:

  1. Быстрый доступ к руководству.
  2. Экономия времени.
  3. Мониторинг проблем компании.

В первую очередь мы начали думать, как сделать отчёт максимально простым и удобным. От этого зависит, насколько сотруднику будет интересно заполнять его. В конце рабочего дня мало кому хочется тратить время на заполнение огромных анкет. Поэтому мы остановились на четырёх вопросах, которые способны в полной мере отразить моральное состояние сотрудника и качество его работы.

  1. Оценка рабочего дня.
  2. Что сделано за сегодня.
  3. Что нужно сделать для максимального балла.
  4. Вывод дня.

Форма отчёта

Отчёт находится на Google-диске. Сотруднику нужно только зайти на страницу, заполнить файл и нажать кнопку «отправить». Далее отчёты всех сотрудников загружаются в сводную таблицу и отправляются руководителям на почту на следующий день в 8 утра. Руководители могут их посмотреть, проанализировать и, если нужно, ответить.

Система простая, чтобы её настроить не требуется навыков профессионального программирования. Копия отчёта приходит сотруднику на почту сразу после заполнения.

Мы настроили систему подобным образом, чтобы на следующий день сотрудник вспомнил, чем он занимался днём ранее, и оценил свою работу «на свежую голову».

Особенно это помогает тем, у кого много задач и нет желания держать всё в голове. Написал отчёт — считай написал себе план на завтра.

Если же сотрудник не заполнит отчёт, то на следующее утро его ждёт сюрприз:

Штрафнику урок, а команде приятно.

Преимущества ежедневных отчётов

Рассмотрим подробнее преимущества ежедневных отчётов.

Быстрый доступ к руководству

Отчёты — это самая быстрая связь с руководством. Если у сотрудника есть вопрос или его что-то беспокоит, он пишет это в отчёте, и руководитель, если ему есть что сказать, обязательно ответит. Все отчёты отправляются вверх по иерархии вплоть до главы компании.

Руководителям отделов приходят отчёты сотрудников из их отдела, главе компании приходят отчёты вообще всех сотрудников. Подобная иерархия исключает возможность утаить проблемы взаимоотношений между подчинёнными и руководителями отдела от главы компании.

Экономия времени

Сотрудникам не нужно доказывать, чем они занимаются весь день, они могут написать это в трёх предложениях. Если сотрудник ничем не занимается, то ему и писать нечего. Если отчёт не приходит или приходит пустой, то сотрудник либо сильно загружен, либо ничего не делал.

Некоторые сотрудники в силу своего характера не могут сказать вслух о том, что наболело. Отчёт даёт возможность высказаться каждому. На написание отчёта у сотрудника уходит 5 минут, у руководителя на чтение — 30 секунд. Письменное общение занимает гораздо меньше времени, чем устное. Если начать общение вживую, это может вылиться в дискуссию минут на 20.

Фактически генеральному директору требуется по 20 минут на сотрудника, чтобы пообщаться с каждым. С нашей командой на общение уходило бы 11 часов в день. Благодаря отчётам общение с сотрудниками занимает не более 15 минут в день, и оно не менее продуктивно. Это очень сильно синхронизирует команду.

Мониторинг проблем компании

В основном проблемы там, где сотрудники меньше всего довольны.

Если оценки сотрудников не превышают пяти баллов, значит, в этих отделах что-то идёт не так: либо работа выстроена неправильно, либо присутствуют какие-то разногласия, либо у сотрудника какие-то личные проблемы. В этом преимущество отчёта, он позволяет выявить проблемы не на планёрке, когда все уже вопят, а заранее и в удобной форме.

Отчёт позволяет увидеть среднюю оценку каждого сотрудника за каждый месяц.

Руководитель может отслеживать, как меняется уровень удовлетворённости сотрудников и вовремя скорректировать курс общего развития команды.

Моя практика показывает, что ежедневные отчёты — это отличный инструмент для синхронизации всей команды. У каждого есть возможность высказаться. Остаётся вопрос честной обратной связи. Да, сотрудники могут чего-то недоговаривать, ведь отчёты — это и не место для исповеди.

Но у недоговорок есть обратная сторона. У меня был пример сотрудника, который постоянно ставил десятки и писал, что всё хорошо. Однако его работа говорила об обратном. У него был низкий процент эффективности, слабые продажи.

За высокими оценками он прятал своё недоверие к руководству, боялся, что его уволят. В итоге так и случилось. Он стал выбиваться из команды. Хотя всё, что требовалось сделать, — это быть честным с самим собой и руководителем.

Тогда, возможно, удалось бы вовремя скорректировать курс развития, и мы не тратили бы время друг друга.

Успех внедрения ежедневных отчётов зависит от того, как вы донесёте идею до своих сотрудников. Объясните, что отчёт — это не кнут надзирателя, а инструмент для повышения личной эффективности и улучшения командного взаимодействия. Продайте сотрудникам эту идею, и заполнение отчёта станет только в радость.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.

Источник: https://www.cossa.ru/trends/185916/

Как эффективнее доложить о проделанной работе

Отчет о проделанной работе таблица образец

Оксана Гончарова

Работодатели постоянно стремятся держать под контролем каждую минуту рабочего времени своих подчиненных.

И не могут найти способа оригинальнее, чем регулярные отчеты, в которых подробно расписывают свои действия сотрудники.

Но какое количество рабочего времени имеет право убить на отчет работник? И на каких параметрах эксперты советуют сосредоточиться?

“Год назад мы устроили кандидата, который до этого работал в известном российском рекламном агенстве, на должность менеджера по работе с клиентами в крупную западную структуру”, — рассказывает Елена Гороховатская, являющаяся руководителем департамента хедхантинговой компании Cornerstone. Одной из причин, по которой сменилось место работы являлось предъявляемое требование работодателя ко всем сотрудникам без исключения – составлять еженедельные отчеты о проделанной ими работе. И люди расписывали каждое свое действие в таких мельчайших подробностях, что уже в конце месяца никто не мог вспомнить, чем они занимались, кроме как составлением отчетов, которые писались на протяжении четырех недель. Генеральный же директор после попаданияк нему на стол отчетов, только и делал, что занимался изучением таблиц, вызывая в двльнейшкм для разъяснительных бесед своих подчиненных, рассказывает Гороховатская. Подобное продолжалось не один месяц, пока однажды измученные работники не предложили новую форму на общем собрании: каждый в начале месяца составляет задачи, которые необходимо решить в течении месяца, и по прошествии производит отчет строго по результатам, обходя стороной мелкие детали.

“Без отчетов нельзя оценить эффективность, разработать стратегию или спрогнозировать дальнейшее развитие компании”, — уверена Иванова Юлия, являющаяся руководителем московского офиса компании по подбору персонала THI Selection.

— “Но время, тратящееся сотрудниками на составление и подготовку отчетов”, — добавляет она  — “не должно занимать более 5-10% от их рабочего времени”.

“В тайм-менеджменте существует правило, по которому, в случае если ваше планирование дня составляет более 5-10 минут, а всей недели — более 15-20 минут, то это значит, что в нем необходимо что-либо менять, — заявляет Глеб Архангельский, являющийся генеральным директором компании “Организация времени”. — Данные параметры применимы и к отчетности: в случае, если отчет о результатах дня отнимает более 5-10 минут от рабочего времени, а о результатах недели — более 15-20 минут, то его необходимо упрощать”.

Бесполезные часы

В некоторых московских маркетинговых и PR-агентствах, следуя практике западных компаний, обязали всех своих сотрудников заполнять так называемые таймшиты, рассказывает Вера Васильева, являющаяся исполнительным директором Московской ассоциации предпринимателей. Человек расписывал с точностью до минуты, кокое время и какая работа выполнялась им в течение недели.

Затем отчет передавался руководителю, который впоследствии начислял работнику зарплату, ссылаясь на принятые внутри компании нормативы.

Для менеджеров, особенно креативных и проектных отделов, это являлось настоящей пыткой: каким образом занести в отчет то, что нельзя записать как конкретный показатель? “Для примера, чтобы “уболтать” потенциального клиента, склонив его к сделке, может понадобиться два, три, а то и больше часов (в некоторых случаях) и не всегда известен, при этом, конечный результат”, — жалуется Васильева. В одном из PR-агентств, ломая голову над тем, как описать в таймшите работу, дизайнер креативного отдела придумал небольшой слоган: “С 11.00 до 19.30 я думаю, с 19.30 до 23.00 — воплощаю. 7 дней в неделю. 365 дней в году”.

По словам управляющего партнера агенства бизнес-коммуникаций PR Inc/DDB – Ольги Дашевской, у них и по сей день используются таймшиты, но помимо затраченного на тот или иной проект времени, в них подробно расписывается занятость каждого сотрудника на проекте.

Бывали случаяи, когда доходила до абсурда популяризация стандартов западного консалтинга: когда агентства выставляли смету клиенту, в которой рассчитывалась по часам стоимость менеджера на проекте, тот начинал подозревать в попытке компании “навариться” на его бюджете, продолжает рассказывать Васильева.

“Большая часть российских заказчиков не любят такую систему”, — соглашается с ней Дашевская. Хотя с другой стороны, поставщики услуг и их клиенты рассматривают одну и ту же проблему с различных позиций и время, уходящее на то, чтобы им подстроиться друг под друга, никаким образом не окупается, добавляет она.

Эксперты настаивают на том, чтобы нормативы были привязаны к производительности в большей степени, нежели ко времени. “ Для примера, клиентская база у менеджера по продажам должна в месяц расширяться на определенное количество компаний определенного уровня”, — делится собственным опытом Глеб Архангельский.

В московском офисе рекрутинговой компании THI Selection пользуются подобной формой отчетности. Работники компании, по словам ее руководителя Юлии Ивановой, представляют еженедельные отчеты в которых указывают статистику о количестве встреч, кандидатов и проценте выполнения плана.

Подобный подход, уточняет она, позволяет уяснить большее количество полезных нюансов, в отличие от почасового контроля.

“Если клиенту при 30 интервью отсылается один отчет, то это означает, что сотрудник либо приглашает неподходящих людей, либо плохо проводит предварительный отбор кандидатов”, — поясняет Юлия Иванова.

Как выясняется из практики – чем ближе к производству, тем больше смысла в отчетах.

Служащие департамента продаж в группе компаний “Алмо”, занимающейися производством и продажей алюминиевых конструкций, ежедневно тратят 15-20 минут для того, чтобы заполнить небольшой блиц-отчет, отвечая на четыре легких вопроса: с кем общался, какого результата добился, какой поставщик был у клиента ранее и если вдруг случилось так, что отказался работать с заводом, то по каким именно причинам. За каждый заключенный договор, помимо фиксированной зарплаты, сотрудник получает бонус, который исчисляется в процентах от сделки. В таком смысле отчетность даже помогает планировать работу. Человек заранее сможет рассчитать, оценивая причины неудавшейся сделки, как ему следует вести себя с очередным клиентом, делится своими соображениями совладелец группы Владимир Шершнев.

Полезные цифры

“Для того, чтобы выполнить задачи контроля над людьми, отчеты не являются самым эффективным способом, но с помощью их использования компании могут решать определенные экономические задачи”, — рассуждает Татьяна Андреева, являющаяся старшим преподавателем Высшей школы менеджмента в Санкт-Петербургском госуниверситете.

В свое время таймшиты вводились для того, чтобы подсчитать себестоимости интеллектуальных услуг.

Для примера, чтобы хоть приблизительно понять, насколько прибыльным для компании является тот или иной клиент, часы потраченные на него умножались на зарплату сотрудников и складывались с определенной долей постоянных расходов — оплатой электричества, арендой и т. д.

По форме отчеты должны являться индивидуальными для каждой компании — все зависит от того, каких целей желает добиться работодатель.

  В последнее время в некоторых холдингах практикуется принцип внутренних трансфертных цен – это когда управляющей компании оплачивают услуги производственные подразделения, и для того, чтобы эти цены рассчитать и обосновать, нужно проанализировать, сколько сил и времени тратится на помощь каждому из подразделений, продолжает Татьяна Андреева. Подобная практика, например, используется в концерне “Силовые машины”, подтверждает Мария Алеева, являющаяся начальником управления по связям с общественностью.

Также если компания производит два различных продукта и перед руководством компании поставлена задача поделить на них маркетинговые затраты, те же маркетологи обязаны указывать в отчетах не абстрактные величины (наподобие количества посещенных выставок), а обозначать по каждому из продуктов временные затраты. “Подобные отчеты могут разбиваться на три графы — “время”, “тип продукта”, “действие”, — поясняет эксперт. — Экономисты, обычно, ориентируются на первую и вторую графы. Зато детали, т. е. то что именно делал сотрудник — готовил ли рекламные материалы или обсуждал с дизайнером упаковку, могут оказаться интересны его непосредственному руководителю”. В последнем случае  для того, чтобы начальник был в курсе всех дел подчиненного, достаточно фразы в свободной формулировке, соглашается Елена Гороховатская из Cornerstone с Татьяной Андреевой.

Источник: https://psycho.ru/library/2501

Примеры отчетов о проделанной работе. Как составить отчет

Отчет о проделанной работе таблица образец

Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?

Кому это нужно

Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.

Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.

Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач.

Благодаря этому документу отпадет множество вопросов – от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени.

И от исполнителя это не зависит – устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай – он просто ждет, пока выполнится операция.

А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление статистической информации и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для оперативных сотрудников. Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.

Что писать

Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.

Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай – разумный) вид.

В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа.

Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью.

Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.

Цели отчетов

Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:

– обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;

– подтверждение квалификации того или иного сотрудника;

– демонстрация эффективной работы руководству;

– получение финансирования на следующий отчетный период;

– получение согласия на развитие направления (идеи);

– обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.

Известная формулировка – правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения – работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.

Структура документа

Если на предприятии нет разработанной формы отчетности, то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.

Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается.

В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в виде диаграмм и графиков, которые облегчат восприятие.

Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.

Стилистика

Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.

Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.

В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей – это пища для размышлений по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников.

Примеры отчетов о проделанной работеговорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела».

Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.

Оценка результатов

Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.

Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий отчетный период (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.

Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.

От проблемы к решению

Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.

Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема – причины ее возникновения – постановка задач – решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.

Представление количественных показателей

В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело – разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.

Источник: https://fb.ru/article/223049/primeryi-otchetov-o-prodelannoy-rabote-kak-sostavit-otchet

Юрист Андреев
Добавить комментарий