Профессиональные качества делопроизводителя

Профессионально важные качества личности менеджера

Профессиональные качества делопроизводителя

Профессионально важные качества личности менеджера

     Качества менеджера – это обобщенные, наиболее устойчивые характеристики, которые оказывает решающее влияние на управленческую деятельность. Это весьма сложные в психологическом плане образования, зависящие от множества факторов: особенностей характера, структуры личности, ее направленности, опыта, способности, условий деятельности.

     Талант менеджера определяется многими психологическими качествами, которые являются профессионально важными. Многогранный характер управленческой деятельности накладывает своеобразный отпечаток и на личностные характеристики менеджера.

     Профессионально важные качества менеджера рассматриваются на трех уровнях:

     – на уровне задач деятельности менеджера;

     – на поведенческом уровне;

     – на уровне свойств личности.

     На основе управленческой деятельности менеджера можно выделить следующие профессионально важные качества.

     Организаторские качества, характеризующиеся умением подбирать, расставлять кадры, планировать работу, обеспечивать четкий контроль. Организаторские качества – это следствия проявления ряда психологических свойств личности.

     Наиболее важными являются:

  1. Психологическая избирательность – способность адекватно, без искажения отражать психологию организации.

  2. Критичность и самокритичность – способность видеть недостатки в поступках и действиях других людей и своих поступках.

  3. Психологический контакт – способность устанавливать меру воздействия, влияния на других людей.

  4. Требовательность – способность предъявлять адекватные требования в зависимости от особенностей ситуации.

  5. Склонность к организаторской деятельности, т. е. потребность в ее выполнении.

  6. Способность заряжать своей энергией других людей, активизировать их.

Среди других организаторских качеств следует отметить такие как:

     Целеустремленность – умение поставить четкую и ясную и стремится к ее достижению;

     Гибкость – способность реально оценивать обстоятельства, адаптироваться к ним, не меняя, при этом принципиальных позиций;

     Работоспособность – способность длительно выполнять работу с высокой эффективностью;

     Настойчивость – волевое свойство личности, проявляющееся в упорном стремлении достичь сознательно поставленной цели;

     Самостоятельность – способность осуществлять деятельность, опираясь на собственные возможности без чужой помощи;

     Дисциплинированность – подчинение установленному порядку, умение налаживать и поддерживать дисциплину в коллективе;

     Инициативность – умение действовать энергично, способность выдвигать идеи и намечать пути их воплощения.

     Общей основой развития менеджера как специалиста и как компетентного управленца является интеллектуальные качества. Интеллект может выступать или не выступать в качестве фактора успешности менеджера в зависимости от того, какие ресурсы менеджера – интеллектуальные или коммуникативные включены в его деятельность.

     Существенное значение имеют для деятельности менеджера коммуникативные качества:

     – способность к кооперации и групповой работе;

     – поведенческие ориентации при разрешении конфликтных ситуаций;

     – социальная компетентность при реализации своих целей.

     Менеджер в свой деятельности постоянно осуществляет три вида общения:

     а) субординационное, или общение при взаимодействии руководителя и подчиненных.

     б) служебно-товарищеское – это общенье между руководителями-коллегами.

     в) дружеское – это общение на основе морально-психологических норм взаимоотношений.

     В зависимости от конкретной ситуации и целей, важно точно применить тот или иной стиль общения. Если менеджер обладает навыками общения, то ему легко устанавливать деловые контакты.

     Умение устанавливать деловые контакты, располагать к себе людей зависит от манеры поведения. Хорошие манеры помогают быстро адаптироваться в любой обстановке, упрощают налаживание контактов, расширяют возможности оказывать влияние на людей.

     Далее обратим на следующее:

     Мотивационно-волевые качества:

  • стремление к успеху (ориентация на достижение, стремление обладать, решительность, доверие к себе);
  • осторожность (добросовестность, внимание, порядочность, честность, точность, признание со стороны окружающих);
  • самоопределение (свобода, самоопределение, открытость);
  • социальная компетентность (компетентность, разговорчивость, общительность, готовность к обсуждению, сила убеждения, обаяние, дружественное отношение к организации, уверенная манера держать себя).

     В литературе по психологии менеджмента можно встретить ряд работ ученых изучающие менеджера и предпринимательские качества, потенциал которых зависит от умения предвидеть и быстро оценивать ситуацию рассчитать возможные результаты, умения разумно рисковать.

     Наиболее важным качеством менеджера является устойчивость к стрессу. Стрессоустойчивость – это способность противостоять сильным отрицательным эмоциональным воздействиям, вызывающим высокую психическую напряженность, поскольку деятельность менеджера протекает в условиях значительных психологических нагрузок.

     Таким образом, можно выделить в структуре профессионально важных качеств менеджера организаторские, интеллектуальные, мотивационно-волевые и предпринимательские качества.

Источник: http://www.psi.lib.ru/statyi/sbornik/profklm.htm

Образец резюме делопроизводителя, готовые примеры резюме на Superjob 2019

Профессиональные качества делопроизводителя

Работа делопроизводителя предполагает наличие таких качеств, как внимательность, скрупулезность, способность обрабатывать большие объемы информации. Однако сегодня простого перечисления личных характеристик уже недостаточно. Рекрутеры ищут в резюме доказательств качества и скорости вашей работы.

Используйте цифры, чтобы показать свою эффективность и выделить свое резюме среди множества других. Эксперты Superjob cоставили для вас шаблон, с помощью которого можно заполнить в своем резюме поле «Обязанности и достижения».

Чтобы устроиться на высокооплачиваемую работу и получить возможность вырасти до позиции помощника руководителя или начальника секретариата, укажите в своем резюме следующие данные:— Переносила вручную кассовые операции в программу «1С» (2100 чеков в месяц).— Оформляла первичные документы: акты, договоры (подпись и проставление печатей) — более 300 в день.

— Организовала системное хранение и архивирование первичной документации в бумажном и электронном виде (от 150 до 200 документов в день).— Отправляла курьерской службой первичную бухгалтерскую документацию (с проверкой отправляемых документов на правильность оформления, карточки клиента — на правильность оформления), около 250 документов ежедневно.

— Готовила документы к отправке, оформляла накладные, вызывала курьера — около 120 отправлений в месяц.— Регистрировала входящую корреспонденцию — более 200 писем ежедневно.— Совершала исходящие звонки клиентам для уточнения контактной информации (более 30 звонков в день), вносила информацию в карточку клиента.

— Организовала работу с почтовым отделением для обеспечения бесперебойной отправки документов.— Контролировала наличие расходных материалов (конвертов, марок).— Готовила ежемесячный отчет по наличию расходных материалов. Каких знаний и навыков ждет от делопроизводителя работодатель? Проверьте, все ли вы указали в своем резюме, используя наш пример:— Грамотная устная и письменная речь.

— Отличное знание офисных программ Word, Excel, «1С».— Организаторские способности.— Навыки приема входящих звонков, регистрации документов.— Опыт работы с большим объемом документов — 150 ежедневно.— Опыт работы в системе электронного документооборота, знание ЕМИАС.— Знание ГОСТов и стандартов делопроизводства, составления документов.

— Умение из большого объема информации выделять главное.

Образец резюме

Если после прочтения статьи у вас всё ещё остались вопросы по составлению резюме, предлагаем просмотреть примеры заполнения

32 года (родилась 14 марта 1987), cостоит в браке, есть детиМосква, Преображенская площадь, готова к переезду

полная занятость, готова к командировкам

40 000 ₽

    • май 2014 – работает сейчас

    ООО “Мир школьников”, МоскваОдин из самых крупных магазинов канцелярских товаров и школьных принадлежностей в Москве (500 кв. м.). Больше 10 000 клиентов в день. 150 сотрудников и более 47 тысяч наименований- Переношу вручную кассовые операции в программу «1С» (2100 чеков в месяц).

    – Оформляю первичные документы: акты, договоры (подпись и проставление печатей) — более 300 в день.- Выполняю отправку курьерской службой первичной бухгалтерской документации (проверка отправляемых документов на правильность оформления, проверка карточки клиента на правильность оформления) около 250 документов ежедневно.

    – Регистрирую входящую корреспонденцию – более 200 писем ежедневно.- Разработала и внедрила изменения в процесс обработки первичных документов – в результате время обработки документов сократилось с 20 минут до 10 секунд.

    – В программе Excel создала номенклатурную таблицу товара из более 5000 наименований, благодаря которой скорость поиска нужной позиции увеличилась в 3 раза.

    • сентябрь 2007 – январь 2010

    Средняя общеобразовательная школа, педагогический коллектив 25 человек, 600 учеников- Организовала системное хранение и архивирование школьной документации в бумажном и электронном виде (от 100 до 200 документов в день).

    – Подготавливала ежемесячно 10 отчетов различного уровня сложности для директора школы в программе 1С и Excel.- Разработала отчет по учёту расходных товаров, благодаря которому было обеспечено стабильное обеспечение жизнедеятельности школы всем необходимым без дефицита и излишних запасов.- Разработала 3 должностные инструкции для работников школы, что привело к увеличению эффективности работы коллектива в 1,5 раза.

  • Факультет: Документоведение и архивоведениеСпециальность: Специалист по документообороту
  • Учебно-методический центр, г. Москва

– Грамотная устная и письменная речь- Хорошее знание офисных программ: Word, Excel, 1С- Организаторские способности- Навыки приема входящих звонков, регистрации документов- Опыт работы с большим объемом документов – 150 ежедневно- Опыт работы в системе электронного документооборота, знание ЕМИАС- Знание стандартов делопроизводства и составления документов- Умение из большого объема информации выделять главное

Усидчивость, ответственность и внимательность позволяют мне качественно работать с документами любого объёма и содержания. Перерыв в стаже с 2010 по 2014 год связан с декретным отпуском.

  • Английский язык — разговорный

Источник: https://www.superjob.ru/pro/5295/

Важные личностные и профессиональные качества секретаря

Профессиональные качества делопроизводителя

Работа секретаря представляет собой набор различных обязанностей, которые связаны не только с документной работой, но и с общением на разных уровнях. В данной статье мы рассмотрим, какие важные личностные и профессиональные качества секретаря необходимы для успешного выполнения своих обязанностей.

  • какие личные качества необходимы секретарю;
  • профессиональные качества секретаря;
  • как зависят профессиональные качества от личных.

Работа секретаря (офис-менеджера, личного помощника) связана не только с созданием, обработкой и оформлением документов, но и с большим кругом обязанностей, которые требуют наличия определенных качеств. Как известно, личностно важные качества (ЛВК) играют большую роль в исполнении многих трудовых обязанностей. Давайте разберемся, какие деловые и личные качества секретаря являются необходимыми.

Аккуратность. Именно наличие данного качества у сотрудников секретариата высоко ценится руководителями. Аккуратное отношение к деловой документации станет залогом того, что никакие документы не исчезнут и не потеряются в ходе работы.

Более того, аккуратист всегда содержит свое рабочее место в идеальном порядке. Это не только создает положительное впечатление о работнике, но и говорит о его профессионализме. Давно доказано, что порядок на рабочем столе положительно влияет на личную эффективность и трудовую деятельность.

Поэтому именно аккуратный сотрудник сможет навести полный порядок в документации.

Не стоит забывать и про то, что секретарь является визитной карточкой любой компании (и самого руководителя, если речь идет о личном помощнике). В этом случае деловой наряд сотрудника должен быть всегда аккуратным и опрятным, а прическа и макияж сдержанными и лаконичными. Это не только создаст положительное мнение, но и скажет о вашем профессионализме и серьезности.

Ответственность и организованность. Именно эти качества помогают секретарю в выполнении многих рабочих обязанностей, таких как: организация деловых встреч, совещаний, заседаний, подготовка различных мероприятий и т.д.

Важно понимать, что ответственный сотрудник всегда помнит о предстоящих событиях, серьезно относится к своей работе и хорошо выполняет положенные обязанности.

Кроме того, такому сотруднику можно давать различные поручения не боясь, что он их забудет выполнить.

Лидерские качества. Их наличие делает секретаря отличным организатором и инициативным работником. Лидерские навыки помогают не только в организационной работе, но и при подготовке командировок руководителя и других сотрудников. Также являются хорошим подспорьем для продвижения по карьерной лестнице, ведь инициативный сотрудник всегда выделяется в коллективе.

Трудолюбие и усидчивость. Данные ЛВК помогают успешно справляться с большим объемом документной работы. Необходимо понимать, что работа с документами бывает очень долгой и нудной, следовательно, требуется немало усидчивости, чтобы справляться с ежедневными обязанностями. А трудолюбие поможет не возненавидеть свою работу.

Доброжелательность. Каждый секретарь по долгу службы за день общается с огромным количеством различных людей. Это могут быть коллеги, клиенты компании, партнеры и т.д.

При этом неважно, происходит общение по телефону или вживую, – секретарь всегда должен быть доброжелателен и приветлив.

Это не только положительно сказывается на ходе большинства бесед, но и создает хорошее впечатление о всей компании в целом.

Многозадачность. Для любого офис-менеджера многозадачность является важным преимуществом, так как позволяет выполнять большое количество различных поручений без траты времени на переключение внимания.

Это очень важно ввиду того, что секретаря от работы с документами в любой момент может отвлечь телефонный звонок или посетитель в приемной.

Именно многозадачность позволит в данном случае отвлечься и потом также легко вернуться к работе.

Следует отметить, что данным качеством обладают по большей части женщины. Это обуславливается лабильностью психики, которая присуща именно женскому полу. По этой причине большая часть сотрудников секретариата женщины. Они могут с легкостью переключаться на выполнение различных задач, не теряя при этом времени и без ущерба качеству.

Скачайте документы по теме:

Профессиональные качества секретаря

Профессиональные качества секретаря во многом зависят не только от образования, но и от опыта. Не случайно Перечень профессиональных стандартов содержит требование к сотрудникам секретариата о наличии опыта работы не менее двух лет. Именно трудовой стаж позволяет развить многие ПВК (профессионально важные качества), которые мы рассмотрим далее.

Знание законов и ГОСТов. Несомненно, данное ПВК является основным при работе с документами. Как известно, весь документооборот и все делопроизводство полностью подчиняется различным законодательным актам и нормативным документам.

Проще говоря, не имея данной базы знаний, не получится создать документ, который бы отвечал всем требованиям и обладал юридической силой.

Кроме того, ГОСТы со временем обновляются, в них вносятся изменения, а значит, требуется постоянно следить за актуальностью тех или иных требований к документам.

Справка

Владение ПК

Времена, когда вся бумажная работа осуществлялась вручную давно прошли и вместо этого 90 % операций с документами осуществляется с помощью компьютера. Это требует не только умения быстро печатать (практически каждый руководитель требует от секретаря “слепую печать”), но и хорошо разбираться в необходимом программном обеспечении. Особенно это актуально в компаниях, использующих СЭД.

Организаторские навыки. В работе секретаря данное ПВК имеет немаловажное значение. Именно организаторская работа поручается более ответственным и инициативным работникам.

Кроме того, она является неотъемлемой частью работы личного помощника.

Организовать деловую встречу руководителя, подготовить план мероприятия, спланировать командировку – вот тот минимум, который требует хороших организаторских способностей.

Также существует ряд ПВК, наличие которых может существенно пригодиться секретарю в его работе:

наличие дополнительного образования (как правило, в области юриспруденции);

знание иностранного языка;

знание международного этикета;

знание основ психологии руководства и подчинения;

знание основ конфликтологии;

знание особенностей невербального поведения.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/91259-lichnostno-i-professionalno-vajnye-kachestva-sekretarya-ofis-menedjera-i-pomoshchnika

Профессия: делопроизводитель

Профессиональные качества делопроизводителя

Почти в каждой компании есть специалист, ответственный за делопроизводство. Ольга Таирова, офис-менеджер по документообороту транспортной компании «СоюзХимТрансАвто», рассказала Rjob, что входит в обязанности делопроизводителя, чем его работа отличается от работы секретаря и на какую зарплату он может рассчитывать.

Ольга Таирова, офис-менеджер по документообороту транспортной компании «СоюзХимТрансАвто»

О работе делопроизводителя я думала уже давно, так как меня манили документы. С делопроизводством познакомилась в 2016 году, работая в школе в отделе кадров. Когда я освоила азы, меня перевели на должность специалиста отдела кадров. 

Чтобы развиваться дальше, я перешла в логистическую компанию на должность офис-менеджера, где узнала много нового и столкнулась с совершенно другими интересными задачами.

Какое образование должен иметь делопроизводитель?

По своему опыту могу сказать, что делопроизводитель может не иметь образования по специальности, достаточно пройти курсы делопроизводства или же самостоятельно изучить профессиональную литературу и выделить для себя основные моменты. 

С каждым годом документооборот увеличивается, и теперь во многих вузах есть специальные факультеты, на которых обучаются будущие специалисты по документообороту и архивному делу.

В чём суть работы делопроизводителя?

Работа делопроизводителя – это, конечно же, режим многозадачности, и ряд обязанностей одинаков в различных компаниях. Но специфика и отрасль места работы во многом определяет, с чем именно будет иметь дело специалист. 

Я работаю в логистической компании, и помимо основных обязанностей делопроизводителя (ведение локального документооборота компании, регистрация и обработка корреспонденции, ведение телефонных переговоров, ведение архива документов), работаю с различными базами (автоперевозки, счета клиентов, база клиентов и другое), сканирую документы и заношу их в базы, контролирую работу курьера. 

Кроме того, я отвечаю за жизнеобеспечение офиса – заказываю канцелярию, воду и так далее. Не обходится и без поручений генерального директора и руководителей отделов.

В чём отличие делопроизводителя от секретаря?

В каждой компании должность делопроизводителя может включать в себя обязанности секретаря или офис-менеджера (различные поручения, жизнеобеспечение офиса и многое другое). По моему мнению, делопроизводство – это достаточно узкое направление, основанное исключительно на документообороте компании. 

Судя по рынку вакансий в сфере делопроизводства, каждый работодатель по-своему трактует эту должность.

Какими навыками должен обладать делопроизводитель? 

Минимальные требования: 

  • Умение работать с оргтехникой
  • Знание стандартного пакета Microsoft Office
  • Приём и распределение телефонных звонков

Максимальные требования:

  • Знание делового этикета
  • Приём и встреча гостей компании
  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
  • Составление приказов и различных документов
  • Знание деловой переписки
  • Знание иностранного языка

Этот список можно продолжать до бесконечности. Кроме профессиональных навыков также важны личностные качества, а именно: 

  • Умение работать в режиме многозадачности
  • Стрессоустойчивость (объём работы и количество звонков может «вогнать» в зону дискомфорта)
  • Ответственность, пунктуальность, внимательность, открытость и доброжелательность, потому что зачастую делопроизводитель является лицом компании. 

На какую зарплату стоит рассчитывать делопроизводителю?

В зависимости от региона, статуса компании и её оборотов, заработная плата делопроизводителя колеблется от 15 до 50 тысяч рублей – в среднем, 25-35 тысяч рублей.

Что является самым сложным в работе делопроизводителя?

Каждая работа может вызывать трудности. Как активному человеку, мне трудным моментом в делопроизводстве кажется периодическая монотонность бумажной работы.

И я бы выделила еще один нюанс, на который стоит обратить внимание при выборе сферы делопроизводства. Речь об умении сосредоточиться на мелочах, быть крайне ответственным и внимательным, не забывая при этом о многозадачности.

Если какое-то из этих качеств «страдает», то могут возникнуть сложности при выполнении поставленных задач.

Расскажите о плюсах профессии.

Я люблю свою работу за обилие интересных задач, за возможность получить ещё больше профессиональных навыков. Я воспитываю в себе усидчивость, ещё большую внимательность, требовательность не только к себе, но и к своим коллегам. 

Какие карьерные перспективы ждут делопроизводителя?

Амбициозный, отлично выполняющий свою работу делопроизводитель может добиться и карьерного роста в том числе. В зависимости от того, в какой сфере «варится» компания, можно продолжить свою карьеру как в качестве линейного сотрудника, так и в руководящей должности: помощник генерального директора, заместитель руководителя или даже руководитель.

Если вы заинтересовались работой делопроизводителя и хотите попробовать себя в новой сфере, то берите на заметку рекомендации от Rjob.

Книги

  • «Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу», Ю.М. Михайлов.
  • «350 готовых деловых писем», Джон Вудс.
  • «Делопроизводство. Учебное пособие», Т.В. Кугушева, Т.С. Ласкова, К.Ф. Механцева.
  • «Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие», О. Сологуб.
  • «Русский язык в деловой документации», Н. Абрамова

Обучение

  • Повышение квалификации в сфере делопроизводства, электронного документооборота, секретарского, кадрового и архивного дела в центре профессионального образования ДИТАД.
  • Курс «Делопроизводство – документационное обеспечение управления» в учебном центре «Специалист» при МГТУ им. Баумана.
  • Дополнительное образование на базе высшего в колледже Министерства иностранных дел РФ.
  • Курс «Кадровое делопроизводство. Профессиональный уровень» в центре образования «Элкод».
  • Курс «Документооборот и контроль. Автоматизация и управление эффективностью» в центре профессионального развития «Профи-Карьера».

При использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!

Источник: https://rjob.ru/articles/professiya_deloproizvoditel/

Образец резюме секретаря-делопроизводителя | Грамотный шаблон

Профессиональные качества делопроизводителя

Ваша задача выделиться в массе кандидатов, продемонстрировать высокую квалификацию. Для этого придется составить документ, показывающий ваше умение решать поставленные задачи, иллюстрирующий организаторские и управленческие навыки, коммуникативные способности.

Сделать это несложно. Проведите лучшую презентацию собственных способностей, используя образец резюме секретаря-делопроизводителя.

Формат заполнения анкеты

Вы будете находиться в самом центре компании, поэтому определенный уровень профессионализма в данном случае будет обязательным условием. Анкета должна отражать вашу компетенцию, быть лаконичной, уникальной, понятной.

Грамотное заполнение бланка резюме станет гарантией получения должности, соответствующей указанным запросам. Заполняя анкету: старайтесь различать специфику работы секретаря-делопроизводителя и секретаря общего профиля.

Резюме секретаря-делопроизводителя, разработанное по шаблону, это документ, включающий отдельные блоки, которые обязательно должны быть заполнены.

Здесь размещают:

  • фото для создания впечатления о внешности соискателя;
  • указание ожидаемой должности;
  • контакты;
  • данные об образовании, подготовке;
  • перечень профессиональных и общих навыков.

Проявите уважение к потенциальному работодателю, размещая в бланке реальные сведения. Соблюдайте деловую этику, краткость и корректность.

Цель документа – показать, что ваши способности, цели, задачи соответствуют тому, что ищет наниматель. Даже если секретарской деятельности у вас не было.

Опыт работы в резюме секретаря-делопроизводителя

Этот блок должен содержать информацию обо всех местах работы по специальности с указанием времени работы и должностных обязанностей, которые вы исполняли. Все, что вы делали, записывайте в зависимости от приоритета.

Не повторяйте автоматически чужие списки обязанностей, опишите свои направления работы кратко, но понятно.

Такой подход даст преимущество перед претендентами начального уровня подготовки, выпускниками учебных заведений.

Что делать, если опыта работы нет

Если конкретным стажем работы вы не обладаете, не отчаивайтесь. Внесите в резюме сведения об образовании. Так вы покажете свою целеустремленность и заинтересованность в профессии.

Упомяните факты деятельности, имеющие косвенное отношение к обязанностям секретаря. Предположим, вы имели опыт работы в кафе, и в ваши обязанности входила запись данных о встречах, организация собраний персонала, проведение переговоров с поставщиками и клиентами, организация банкетов. Это хорошие навыки, которые будут полезны для секретарской работы.

Избегайте прямого утверждения об отсутствии опыта. Не пишите о том, что вы хотите. Делайте акцент на требованиях работодателя.

Если у вас есть высшее образование, это большой плюс. В разделе необходимо подробно описать все учебные заведения, где вы учились или учитесь до сих пор. В образце автор указывает ВУЗ и дополняет картину специальными курсами, которые позволили освоить профессию.

Перечисление начинайте с наиболее значимого образования, подкрепляя впечатление дополнительным обучением по специальности. Отсутствие образования усложняет задачу, поскольку этот раздел имеет большое влияние на принятие положительного решения.

Для убедительности подробнее описывайте пройденные курсы, полученные квалификационные сертификаты.

Для повышения своей компетенции и получения достойного места можно в период поиска работы записаться на курсы повышения квалификации и указать их в резюме.

Описание навыков в резюме секретаря

В разделе отмечаются полученные в процессе деятельности профессиональные умения и личные характеристики. Акцент на качественное выполнение обязанностей секретаря-делопроизводителя для резюме очень важен. Наниматель с помощью такой информации оценивает соискателя с точки зрения работоспособности и анализирует, насколько кандидатура соответствует заявленным требованиям.

Адаптируйте перечисление своих навыков к должностной инструкции секретаря. Покажите, что у вас есть качества, в которых потенциальный работодатель остро нуждается.

Не менее важно в такой профессии знание иностранных языков. Если вы владеете таким навыком, то обязательно укажите в анкете уровень знаний.

В перечне важное место занимают личные качества. Это объясняется повышенными требованиями к специалистам по делопроизводству.

Секретарь должен быть стрессоустойчивым, вежливым, пунктуальным и ответственным.

Ежедневное общение с разными категориями людей требует от соискателя наличия грамотной речи и знания правил делового этикета.

Расскажите о себе

Дополнительные сведения о себе помогут занять позицию, отличную от ваших конкурентов на замещение вакансии. Пишите кратко, используйте сильные глаголы, избегайте мечтательного пафоса. Помните, надо отмечать то, что ищет наниматель.

Как заполнять блок контактов

Информация этого блока должна соответствовать действительности. Указывайте все контакты, имеющиеся в вашем распоряжении. Проследите, чтобы с вами было легко связаться. Помимо контактных данных укажите в резюме ваше географическое расположение, чтобы работодатель смог оценить, насколько удобно вам будет добираться до работы.

Заключение

Типовой образец резюме секретаря-делопроизводителя позволит легко получить приглашение на собеседование. Не торопитесь, тщательно проверяйте то, что пишете.

Вносите в анкету только актуальные данные, берегите свою репутацию. Для рассылки шаблон можно скачать с нашего сайта в формате pdf. Также бумажную версию документа рекомендуется брать с собой на собеседование.

Уделите своему резюме должное внимание, и оно обеспечит вам желаемый отклик.

Источник: https://myresume.ru/examples/sekretar-deloproizvoditel/

Образец резюме делопроизводителя

Профессиональные качества делопроизводителя

Скачать образе резюме делопроизводителя

История профессии

Такая профессия как делопроизводитель появилась недавно, в конце XX века. Ранее аналогичные функции выполняли другие специалисты — секретари, личные помощники чиновников. Еще раньше работу с документами вели писари. По некоторым данным, нормы составления документации существовали на Руси еще в X веке.

Обязанности делопроизводителя

В целом, все операции с документами — это и есть обязанности делопроизводителя. Для резюме же, как правило, выделяют более четкие должностные обязанности. В них входит:

  • прием, регистрация и учет корреспонденции, ее передача адресатам. Входящую корреспонденцию он должен зарегистрировать в установленном порядке, передать на исполнение, а затем сохранить в подходящем разделе архива;
  • оформление карточек регистрации для поступающей корреспонденции;
  • направление адресатам исполненной документации;
  • сбор и хранение текущего архива документации;
  • обеспечение сохранности документов.

Такой специалист, в целом, должен делать все для того, чтобы документация была доставлена по адресу, вовремя исполнена, затем передана обратно и сохранена. Ведение архива также входит в обязанности делопроизводителя, а значит, он гарантирует, что любой документ до истечения срока давности будет быстро найден.

В отличие от секретаря, этот специалист, как правило, не контактирует напрямую с сотрудниками компании или ее клиентами. Он занимается исключительно документами.

В крупных компаниях делопроизводитель может заниматься также переводом корреспонденции и документов на другие языки.

Требования к делопроизводителю

Такой специалист должен иметь начальное профессиональное образование либо пройти спецподготовку. Некоторые навыки делопроизводителя для резюме особенно важны. Среди них:

  • знание важных положений Единой госсистемы делопроизводства;
  • умение работать с офисной техникой;
  • знание основ охраны труда;
  • знание ключевых положений трудового законодательства РФ.

Для делопроизводителя важна внимательность, пунктуальность, отличная память.

Специалист должен наизусть знать нормы работы с документами, а также хорошо ориентироваться в структуре компании, например знать, кто в чьем подчинении находится, какие отделы есть и как они взаимодействуют между собой.

Ему предстоит направлять руководству и сотрудникам массу документов, и знание состава компании поможет сделать это быстро. Делопроизводитель часто имеет доступ к коммерческой тайне, поэтому руководство заинтересовано в честных сотрудниках.

Образец резюме

В каждой сфере есть высокооплачиваемые вакансии. Чтобы претендовать на подобное место, кандидату нужно составить правильное резюме на работу, образец 2019. Делопроизводитель в отклике на вакансию предоставляет работодателю возможность оценить не только свой опыт работы и квалификацию, но и аккуратность, внимательность.

В хорошем образце обязательно присутствуют полные контактные данные, важно указать желаемый уровень оплаты труда. Обязательными являются и сведения об образовании, предыдущих местах работы, приобретенных навыках, важных для работы.

Как стать делопроизводителем

Чтобы получить эту должность, бывает достаточно окончить курсы профподготовки. Их проводят при вузах, техникумах либо колледжах. Можно также пройти курс переподготовки от центра занятости.

Этот вариант подходит для официально безработных. Обучение занимает порядка 40 часов.

После этого ваш образец резюме специалиста по делопроизводству можно направлять потенциальным работодателям и претендовать на должность.

Зарплата делопроизводителя

Оплата труда специалиста такого профиля зависит от его опыта, квалификации. Больше платят в крупных компаниях с большим объемом документации.

В Москве делопроизводителям предлагают в среднем 35 000–50 000 рублей в месяц. Каждый кандидат направляет свое резюме делопроизводителя (образец) на работу. Примут на высокооплачиваемую должность, как правило, специалиста с опытом и профильным образованием.

Где пройти обучение

Есть возможность получить среднее специальное либо высшее образование по специальности «Делопроизводство». Такое направление подготовки есть не во всех учебных заведениях.

Курсы для тех, кто решил освоить новую профессию во взрослом возрасте, организуют, как правило, при этих же вузах и ссузах.

Хороший образец резюме делопроизводителя для устройства на работу содержит сведения о пройденных курсах повышения квалификации.

Образец резюме специалиста по делопроизводству

на должность делопроизводителя

Сергеев Сергей Викторович

Дата рождения: 12.10.1989Город проживания, адрес: г. Стерлитамак, ул. Пролетарская, 11.Контактный телефон: +7 911 1126547Email: [email protected]Желаемый уровень заработной платы: от 35 тыс. руб.

2002 – 2007гг. Башкирский государственный университет. Специальность «Менеджмент предприятий».

Дополнительное образование:

2007 г. Курсы для специалистов по делопроизводству «Электронный документооборот». Центр подготовки специалистов.

2007 г. Курсы для специалистов по делопроизводству «Электронный архив»

2008 г. Курс по специальности «Архивное дело».

2009г. Углубленный курс английского языка для бизнеса.

2010г. Тренинг 1С «Предприятие».

Опыт работы

2007 – 2018 гг. Межрегиональная финансовая компания. Делопроизводитель.

Должностные обязанности:

  • Ведение документооборота организации;
  • Работа с корреспонденцией;
  • Контроль исполнения распоряжений и предписаний.

Личностные качества

  • пунктуальность;
  • организованность;
  • способность быстро обучаться;
  • грамотная речь;
  • стрессоустойчивость;
  • отсутствие вредных привычек.

Навыки

  • знание норм работы с документацией (составление, ведение реестров, архивирование, систематизация, создание каталогов);
  • перевод документации и деловой переписки с английского языка на русский, а также с русского на английский;
  • опыт работы с конфиденциальными документами.

Дополнительная информация

  • пользователь ПК на продвинутом уровне;
  • отличное знание офисной техники.

Источник: https://clubtk.ru/forms/priyem-na-rabotu/obrazets-rezyume-deloproizvoditelya

Пример резюме секретаря

Профессиональные качества делопроизводителя

Секретарь выполняет работу по организации, распределению и обеспечению деятельности руководителя. Секретарь в первую очередь это помощник руководителя в разных организационных вопросах. Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой.

Функции секретаря очень разнообразны, но в целом они объединены одной целью – это оказание максимальной помощи руководителю в его работе и экономия его времени. В задачи секретаря обычно входят, работа с документами, работа с телефонном и факсом по приему и распределению звонков, работа с посетителями, организация встреч, совещаний и командировок руководства и другая помощь.

Более подробно обязанности секретаря можно увидеть в приведенном ниже примере резюме секретаря.

В небольших организациях часто секретарь выполняет функции делопроизводителя. Делопроизводитель обычно занимается ведением и управлением официальными документами, составляет документы, организует их движение и работу с ними, ведет учет документов и их хранение.

Если объем переписки не очень большой, то эти функции выполняет секретарь. Тем не менее, делопроизводство это отдельная профессия, которой в компаниях с большим объемом документов занимаются отдельные сотрудники – делопроизводители, имеющие специально образование.

На этой странице приведен пример резюме секретаря. Если вы ищете ответ на вопрос, что писать в резюме секретаря или делопроизводителя, то советуем вам дополнительно посмотреть на нашем сайте материал статьи пример резюме, в котором на примере достаточно подробно разобран вопрос, как составить резюме.

Фамилия Имя Отчество

Город: Москва, т. 011-111-22-33 e-mai: none@none.ru

Цель

Секретарь / секретарь-делопроизводитель / секретарь-референт / секретарь со знанием английского языка

КРАТКАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Надежный и исполнительный секретарь с опытом работы с конфиденциальной информацией и умением работы с документами и ведением делопроизводства, с хорошим знанием английского языка и отличными навыками общения с людьми. Дата рождения: 29.02.1990г. Ожидаемый уровень оплаты труда: 15 000 руб.

График работы: полный рабочий день

ОПЫТ РАБОТЫ

Ресторан “Облако”: с июля 2011 по настоящее время Должность: секретарь делопроизводитель со знанием английского языка Обязанности: Прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов. Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя.

Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю Организация и проведение телефонных переговоров руководителя. Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов.

Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе.

Организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений работников. Ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив. Организация командировок руководителя, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

Выполнение отдельных служебных поручений.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ

Умение вести делопроизводство. Бесконфликтность и стрессоустойчивость, блестящие навыки общения с людьми. Элегантная приятная внешность. Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс. Умение работать с конфиденциальной информацией.

Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой.

ОБРАЗОВАНИЕ

Основное образование: среднее специальное Тульский Бизнес Колледж Годы учебы: c 2007 по 2009 г.г.

Диплом по специальности “делопроизводство, документационное обеспечение управления и архивирование”. “

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Семейное положение: не замужем Дети: нет Иностранный язык: английский (среднее) Возможность командировок: нет Возможность переезда в другой город: нет

Приятная внешность, элегантна, коммуникабельна, с умением избегать конфликтов, ответственна, аккуратна, исполнительна, быстро обучаема, без вредных привычек.

Почему иногда в названиях вакансий пишут не просто секретарь, а секретарь-референт. Чем отличается секретарь референт от обычного секретаря? Само слово “референт” в переводе с латыни означает сообщающий, относящий, воспроизводящий.

Одно из значений слова “референт” – это докладчик, делающий доклад или читающий реферат. Т.о.

слово “референт” в названии должности секретаря подразумевает дополнительно к обычным обязанностям секретаря еще следующие: подготовка докладов и выступлений, подготовка проектов документов, сбор и подготовка информационно-аналитических материалов, и т.д.

Часто от секретаря-референта требуется знание иностранных языков. Условно можно считать, что в отличие от обычного секретаря, в обязанности которого входит работа с уже готовыми документами, секретарь-референт участвует в процессе создания документов, занимается еще и подготовкой документов и сбором необходимой информации для их подготовки.

Должна ли быть фотография в резюме секретаря?

Должность секретаря предполагает общение с людьми, поэтому внешность секретаря играет не последнюю роль в принятии решения о выборе того или иного кандидата на эту должность. К вопросу нужна ли фотография в резюме следует подходить крайне осторожно.

Тем не менее, сопроводить в резюме секретаря фотографией будет вполне оправдано. Если у вас нет подходящей фотографии или вы не знаете, какую фотографию выбрать, обратите внимание так же на советы как улучшить свою фотографию для резюме на этом сайте.

Бывают случаи, когда непросто вспомнить или сформулировать ваш опыт работы и профессиональные навыки, особенно если работа секретаря уже стала для вас обычным делом. В этом случае исполняемые обязанности как бы размываются и не кажутся вам такими уж важными, а само собой разумеющимися обязанностями каждого уважающего себя секретаря.

Но для работодателя это не так. Чем более подробно вы опишете свой опыт работы, тем больше шансов, что именно ваше резюме заинтересует работодателя. В этом вам может помочь раздел: личные достижения для резюме.

Если вы ищите пример резюме секретаря-референта, то возможно вам будут полезны подобранные нами личные качества секретаря для резюме.

Личные качества для резюме секретаря

  • Приятная аккуратная внешность.
  • Коммуникабельность.
  • Элегантность.
  • Отсутствие вредных привычек.
  • Стрессоустойчивость.
  • Исполнительность.
  • Бесконфликтность и умение избегать конфликтов.
  • Точность и пунктуальность.
  • Хорошее знание иностранного языка.
  • Активность и высокая работоспособность.
  • Легкая обучаемость.
  • Умение работать с офисной техникой, компьютерными программами, интернет и электронной почтой.
  • Честность, порядочность.
  • Умение работать с конфиденциальной информацией.
  • Отличные навыки общения с людьми, доброжелательность.
  • Умение вести делопроизводство и работать с документами.
  • Умение планировать и эффективно организовывать свое рабочее время и время руководителя.
  • Грамотная речь. Знание основ культуры речи.
  • Огромное желание работать. Умение работать в команде.
  • Любовь к своей профессии.

Источник: https://obrazets-resume.ru/sekretar_primer_resume/

Юрист Андреев
Добавить комментарий